Récupérer son argent repose sur une règle simple : une facture est payée quand quelqu’un s’en occupe. Relancer n’est ni impoli ni agressif ; c’est le prolongement normal de la vente. Ce guide donne une méthode en cinq temps, de l’émission de la facture jusqu’à la procédure d’injonction de payer, avec le traitement comptable d’une créance qui devient douteuse.
1. Préparer le paiement dès la facture
La moitié du recouvrement se joue avant l’échéance. Une facture qui laisse place au doute (montant contesté, moyen de paiement absent, mauvais interlocuteur) sera payée en retard, même par un bon client.
Avant d’envoyer une facture, vérifiez :
- la date d’échéance écrite en clair, pas seulement « 30 jours » ;
- les moyens de paiement acceptés : numéro de compte bancaire, numéro du wallet marchand Orange Money, MTN MoMo ou Wave ;
- la référence à rappeler lors du paiement (le numéro de facture), pour pouvoir rapprocher le règlement sans hésiter ;
- le bon destinataire : chez beaucoup de clients, la comptabilité fournisseurs n’est pas la personne qui a passé la commande.
Envoyez la facture le jour même de la livraison ou de la prestation. Chaque jour d’attente avant l’envoi est un jour de trésorerie perdu.
2. Relancer à une cadence connue
Une relance efficace est prévisible : le client sait qu’elle viendra, et vous n’avez pas à décider chaque fois s’il faut écrire. Une échelle courante :
| Moment | Ton | Objet |
|---|---|---|
| 3 jours avant | Courtois, service | Rappeler l’échéance et les moyens de paiement |
| Jour de l’échéance | Neutre | Signaler que la facture arrive à échéance aujourd’hui |
| 3 jours après | Factuel | Constater le retard, demander une date de paiement |
| 10 jours après | Ferme | Rappeler les conditions, proposer un échéancier si besoin |
| 30 jours après | Formel | Annoncer la suite (mise en demeure), après validation |
Joignez toujours la facture en PDF : un client qui doit la chercher a une raison de plus de remettre à plus tard.
Adaptez l’échelle au client. Un client fidèle qui paie toujours avec quelques jours de retard mérite une relance légère ; un nouveau client, ou un solde après un paiement partiel, une échelle plus serrée.
3. Trouver le ton juste
Le ton monte d’une étape à l’autre, jamais d’un coup. Trois exemples :
3 jours avant : « Bonjour, la facture FC-26-AA00042 de 1 431 813 FCFA arrive à échéance le 15 novembre. Vous pouvez la régler par virement ou par Orange Money au numéro indiqué sur la facture. Merci. »
3 jours après : « Bonjour, sauf erreur de notre part, la facture FC-26-AA00042 échue le 15 novembre n’est pas encore réglée. Pouvez-vous nous indiquer la date prévue de paiement ? »
30 jours après : « Malgré nos relances, la facture FC-26-AA00042 reste impayée à ce jour. Sans règlement ou proposition d’échéancier sous huit jours, nous devrons engager la procédure de recouvrement. »
Une règle d’or : ne jamais relancer une facture déjà payée. C’est le moyen le plus sûr d’abîmer une relation. Cela suppose que chaque encaissement soit enregistré et rapproché de sa facture avant le départ des relances.
4. Passer au formel : mise en demeure puis injonction de payer
Quand les relances amiables restent sans réponse, deux étapes formelles :
- La mise en demeure. Une lettre, de préférence remise contre accusé de réception, qui réclame le paiement dans un délai précis et annonce la procédure. Elle marque le point de départ des démarches et sert de preuve.
- L’injonction de payer. L’Acte uniforme OHADA portant organisation des procédures simplifiées de recouvrement et des voies d’exécution prévoit une procédure rapide pour une créance certaine, liquide et exigible, d’origine contractuelle. La requête se dépose auprès de la juridiction compétente du domicile du débiteur, avec les pièces justificatives : facture, bon de commande ou de livraison, relances et mise en demeure.
Un dossier de relances complet, daté et traçable, est votre meilleur atout à ce stade. Pour les montants importants, faites-vous accompagner par un avocat ou un huissier.
5. Traiter la créance en comptabilité
Une créance dont le recouvrement devient incertain ne peut pas rester au bilan pour sa valeur pleine. En SYSCOHADA :
- Reclassement : la créance passe du compte 411 au compte 416 « Créances clients litigieuses ou douteuses » (4161 litigieuses, 4162 douteuses).
- Dépréciation : à la clôture, la perte probable est constatée au débit du 6594 (charges pour dépréciations sur créances) et au crédit du 491 « Dépréciations des comptes clients », sur le montant hors taxes.
- Perte définitive : si la créance est irrécouvrable (jugement, liquidation du client), elle passe en 651 « Pertes sur créances clients », la dépréciation est reprise (7594) et la TVA collectée peut être régularisée selon les règles fiscales de votre pays.
Si le client finit par payer, la dépréciation est simplement reprise.
Dans SynkriaOps
Le module Ventes → Relances applique cette méthode sans y penser chaque jour : des scénarios d’étapes avant et après l’échéance, des modèles d’e-mail avec la facture en PDF jointe, des limites par client pour ne pas saturer un interlocuteur, et une validation humaine pour les relances fermes. Trois scénarios prêts à l’emploi reprennent l’échelle ci-dessus : un standard, un léger pour les clients de confiance, un pour le solde après paiement partiel. Un test sur une facture réelle montre ce qui partirait, sans rien envoyer.
Les relances ne concernent que les factures validées et non soldées : un paiement enregistré sur la facture l’en retire aussitôt.
Pour mettre en place la méthode : configurer les relances automatiques, suivre et traiter les relances et enregistrer un encaissement client.