Moteur de règles de validation (approbation)

SynkriaOps intègre un moteur de règles de validation : vous pouvez exiger qu’une action sensible (valider une pièce, envoyer une facture, effectuer un paiement) passe par une ou plusieurs approbations avant d’être scellée. C’est votre outil de contrôle interne.

Déclaratif, jamais imposé

Le principe est le même que le système fiscal : c’est vous qui déclarez vos règles. Sans configuration, le comportement est inchangé : l’action est scellée directement, sans blocage. Le moteur n’entrave rien tant que vous ne l’avez pas activé.

À quoi ça sert

• Séparation des fonctions — celui qui saisit n’est pas celui qui valide.
• Double validation — une action au-dessus d’un certain enjeu requiert deux approbateurs.
• Délégation par seuil — en dessous d’un montant, un responsable suffit ; au-dessus, la direction intervient.

Le principe « gate avant scellé »

Quand un circuit est actif, l’action ne produit pas immédiatement son effet : elle crée une demande d’approbation. L’effet réel (le scellé de la pièce, l’envoi, le paiement) n’est déclenché qu’à la dernière approbation.

L'immuabilité reste intacte

L’approbation vit en amont du scellé : le cachet d’intégrité, l’immuabilité et les protections comptables sont inchangés. On ajoute un garde-barrière avant l’écriture, on ne touche jamais à l’écriture elle-même.

Configurer un circuit

1. Ouvrir les circuits de validation

   Menu → Procédures internes, onglet Circuits.

2. Choisir l’action à encadrer

   Sélectionnez l’action sensible (par exemple « valider une pièce » ou « paiement fournisseur »).

3. Définir le circuit

   Indiquez le nombre de niveaux, les seuils (montants qui déclenchent une validation supplémentaire) et qui approuve à chaque niveau.

4. Activer

   Le circuit devient actif : les actions concernées passent désormais par l’inbox d’approbations.

Le catalogue de modèles, prêt à activer : chaque carte décrit son déclencheur et son niveau de validation en une phrase.

Un catalogue prêt à l’emploi, pas une page blanche

Configurer un circuit de zéro demande de réfléchir aux seuils, aux rôles et aux exceptions — un travail que la plupart des dossiers n’ont pas le temps de faire. C’est pourquoi chaque dossier hérite automatiquement d’un catalogue de plus de vingt modèles, prêts à activer en un clic, organisés par catégorie :

Catégorie	Ce qu’elle encadre	Exemples de modèles
Achats	Factures fournisseur avant comptabilisation	Accord du dirigeant au-delà de 500 000 XAF · comptable puis DAF au-delà de 2M · trois paliers jusqu’à 10M · contrôle systématique
Trésorerie	Paiements et mouvements de caisse/banque	Accord DAF au-delà d’1M · double signature au-delà de 5M · plafond de caisse à 250 000 XAF · sorties d’argent renforcées
Comptabilité	Pièces, régularisations, annulations	Relecture des OD manuelles · pièces au-delà de 5M · comptes sensibles (attente, pertes, hors bilan) · annulation toujours validée
Notes de frais	Remboursements aux collaborateurs	Accord au-delà de 50 000 XAF · deux paliers (50K et 500K)
Ventes	Envoi de factures clients	Relecture au-delà de 3M · contrôle qualité systématique avant tout envoi
Recouvrement	Abandon de créance	Double accord DAF puis dirigeant, sans seuil — décision irréversible
Immobilisations	Cession ou mise au rebut	Accord DAF avant toute sortie du patrimoine

Hérités, jamais imposés

Ces modèles arrivent inactifs dans chaque dossier : tant que vous n’en activez aucun, rien ne change dans votre façon de travailler — c’est le même principe déclaratif que le reste du moteur. Une fois hérité, un modèle vous appartient : ajustez ses seuils, ses approbateurs, ou dupliquez-le pour créer votre propre variante, sans toucher au modèle d’origine.

Chaque modèle affiche une description en une phrase (ex. « Au-dessus de 500 000 XAF, une facture fournisseur attend l’accord du dirigeant avant d’être comptabilisée ») et se personnalise via des variables simples : qui approuve, à partir de quel montant — sans toucher au reste de la configuration du circuit.

L’inbox d’approbations

Les approbateurs disposent d’une inbox : pour chaque demande, ils peuvent approuver, rejeter, rappeler ou déroger (selon leurs droits). Tant qu’une demande est en attente, l’action reste gelée.

Souplesse tracée, jamais silencieuse

Une dérogation à la séparation des fonctions est possible, mais jamais silencieuse : elle est enregistrée et remontée dans un rapport de dérogations (exportable), avec un indicateur de posture. Le journal des approbations est inaltérable (aucune modification ni suppression).

Pour aller plus loin

• Rôles & permissions — qui peut approuver quoi
• Créer une pièce comptable — l’action la plus souvent encadrée
• Valider & contrepasser — le scellé après approbation