Configurer les factures récurrentes

À la fin de cette page, vous saurez créer un modèle récurrent qui produit vos factures à date fixe, choisir s’il crée des brouillons ou des factures validées et envoyées, facturer un contrat par échéances, et piloter le modèle dans le temps (pause, reprise, arrêt).

Ce que produit un modèle récurrent

Un modèle récurrent est une facture client type, accompagnée d’un calendrier. À chaque date prévue, SynkriaOps crée une vraie facture client dans Ventes → Factures clients, datée de sa date prévue, avec une échéance égale à cette date plus le délai de paiement du client.

La facture naît en brouillon ; son numéro définitif (FAC-…) lui est attribué à la validation, comme pour une facture saisie à la main.
Une fois validée, elle produit l’écriture du journal des ventes et entre dans le suivi des relances.
Modifier un modèle ne change jamais les factures déjà créées : seules les prochaines sont concernées.

Pré-requis

Un client actif : un client archivé empêche l’activation du modèle.
Pour l’envoi automatique : une adresse e-mail sur la fiche client. C’est la seule adresse utilisée.
Pour la validation automatique : un exercice ouvert couvrant la date des factures.

Créer un modèle

Ouvrez Ventes → Récurrentes, puis cliquez Nouveau modèle récurrent.
En haut, saisissez le Nom du modèle (3 à 120 caractères), par exemple « Abonnement mensuel maintenance ».
Remplissez la facture comme une facture de vente : client, Libellé de la facture, lignes (désignation ou article du catalogue, quantité, prix HT, TVA, remise), notes. Le libellé accepte des variables (voir plus bas).
Dans le panneau de droite, onglet Paramètres, réglez d’abord la récurrence : Informations générales, Planification, Mode de traitement et, si le mode l’exige, Envoi au client. Les réglages du document suivent : langue, modèle PDF, informations de paiement, mentions, remise globale, retenue à la source.
Vérifiez l’onglet Résumé : il affiche la première facture, la prochaine génération, le montant estimé et la liste des Éléments manquants avant activation.
Cliquez Enregistrer comme brouillon ou Créer et activer. En modification, les boutons deviennent Enregistrer les modifications et Enregistrer et activer.

Dans Informations générales, vous pouvez aussi renseigner une Référence interne, une Référence client, des Étiquettes et, à la création, le Statut initial (Brouillon, Actif ou En pause).

Régler la planification

Réglage	Choix
Fréquence	Hebdomadaire, Bimensuel (toutes les 2 semaines), Mensuel, Bimestriel, Trimestriel, Semestriel, Annuel, Personnalisée
Règle du jour de facturation	Jour fixe du mois (avec Jour de génération (1-28)), Dernier jour du mois, Premier jour ouvré, Dernier jour ouvré
Jour de la semaine	Pour les fréquences hebdomadaire et bimensuelle
Mois d’exécution	Pour la fréquence annuelle
Tous les / Unité	Pour la fréquence personnalisée : de 1 à 365 jours, semaines, mois ou années
Date de début	Point de départ du calendrier
Fin de la récurrence	Sans fin, À une date précise (Date de fin) ou Après un nombre d’occurrences
Générer N jours avant la date de facture	De 0 à 90 jours : la facture est créée en avance, mais datée de sa date prévue

Le bloc Aperçu du calendrier calcule en direct la Prochaine création, la Prochaine facture, la Prochaine échéance et les Prochaines occurrences.

Choisir le montant : fixe ou échéancier

Dans Planification, Montant de chaque facture propose deux modes :

Fixe : chaque facture reprend le montant des lignes du modèle.
Échéancier : le montant varie période par période, selon des tranches calculées sur la Valeur totale du contrat (HT).

Chaque tranche a un Calcul, une période de départ (À partir de la période) et un Nombre de factures :

Calcul	Montant de chaque facture
Pourcentage du contrat	Le pourcentage de la valeur du contrat
Montant par facture	Un montant HT fixe ; seule la dernière tranche peut être Sans fin, et seulement sans valeur de contrat
Solde réparti	Ce qui reste du contrat, réparti sur le nombre de factures de la tranche

Exemple pour un contrat de 1 200 000 XAF HT : une tranche Pourcentage du contrat de 30 % sur la période 1 (360 000 XAF), puis une tranche Solde réparti de la période 2 sur 4 factures (210 000 XAF chacune). Le Calendrier des échéances dessine une barre par période et le modèle s’arrête après la période 5.

Choisir le mode de traitement

Mode	Ce qui se passe à chaque date prévue
Créer en brouillon	La facture est créée en brouillon ; vous la validez et l’envoyez vous-même
Créer et demander validation	Mode proposé par défaut : la facture est créée en brouillon, prête à être validée
Valider automatiquement	La facture est créée et validée, sans envoi
Valider et envoyer automatiquement	La facture est créée, validée, puis envoyée par e-mail au client

Dans tous les modes, un total à zéro force la création en brouillon. Si la validation automatique échoue (exercice clos, contrôle de stock bloquant…), la facture reste en brouillon et l’erreur s’affiche sur le modèle. Si un circuit d’approbation couvre la validation ou l’envoi, la facture attend la dernière approbation.

Régler l’envoi au client

La section Envoi au client n’apparaît qu’en mode Valider et envoyer automatiquement.

Destinataire : l’adresse de la fiche client, affichée sous la forme « Envoi à … ». Elle ne se modifie que dans la fiche client.
Objet de l’email et Message : ils acceptent les mêmes variables que le libellé. Message vide : le message habituel d’envoi des factures s’applique.
Joindre le PDF de la facture : coché par défaut.

Joindre le contrat au modèle

Une fois le modèle enregistré, le bloc Pièces jointes accepte des fichiers PDF, JPEG ou PNG de 20 Mo au plus, avec une Nature (Contrat, Annexe, PV, Autre). Chaque facture générée reçoit ces pièces jointes. L’option Joindre à l’e-mail décide si le fichier part aussi avec l’e-mail ; elle est décochée par défaut pour un contrat.

Ce qui se passe à la génération

SynkriaOps contrôle chaque jour les modèles actifs. Quand une date de création est atteinte, la facture est créée ; si plusieurs dates ont été manquées, elles sont rattrapées dans l’ordre, chacune datée de sa date prévue.

Garde-fous appliqués à chaque génération :

une période déjà facturée n’est jamais facturée deux fois ;
un client archivé, des lignes invalides ou, en envoi automatique, une fiche client sans e-mail font échouer la génération ;
après 3 échecs de suite, le modèle passe au statut En erreur et ne génère plus rien. La cause est affichée en haut du panneau du modèle, avec le nombre d’échecs consécutifs.

Suivre et piloter vos modèles

La page Ventes → Récurrentes affiche le Revenu mensuel estimé (HT) et le nombre de modèles À générer sous 7 jours. Les onglets filtrent par statut : Tous, Actifs, En pause, En erreur, Brouillons, Terminés, Archivés.

Cliquez un modèle pour ouvrir son panneau. Onglet Détails : calendrier, lignes, automatisation. Onglet Historique : chaque occurrence, avec sa date planifiée, la facture produite, son statut (Brouillon, numéro attribué à la validation, Validée…), son paiement et son envoi.

Action	Disponible pour	Effet
Générer maintenant	Actif, En erreur	Crée une facture tout de suite (voir ci-dessous)
Activer	Brouillon	Démarre le calendrier ; les dates déjà passées sont facturées aussitôt
Mettre en pause	Actif	Suspend la génération
Reprendre	En pause, En erreur	Après une pause : le calendrier repart de la prochaine date à venir. Après une erreur : l’occurrence en échec est générée aussitôt
Modifier	Tous sauf Terminé et Archivé	Ouvre l’éditeur ; s’applique aux prochaines factures
Dupliquer	Tous	Crée une copie en brouillon, nommée « (copie) »
Arrêter	Tous sauf Terminé et Archivé	Définitif : statut Terminé, plus aucune facture ; l’historique reste consultable
Archiver	En pause, En erreur, Brouillon, Terminé	Définitif : le modèle est masqué des vues actives

Générer une facture à la demande

Générer maintenant ouvre une fenêtre à deux choix :

Prochaine occurrence prévue : crée par anticipation la prochaine facture du calendrier, datée de sa date prévue, puis avance le calendrier ;
Génération exceptionnelle : crée une facture supplémentaire datée d’aujourd’hui, sans toucher au calendrier. Indisponible en mode échéancier : une facture hors échéancier se crée à la main.

La fenêtre rappelle le client, la date de facture, l’échéance, le montant estimé et le mode de traitement appliqué. Cliquez Générer la facture.

Messages de refus fréquents

Message	Cause	Solution
« Ajoutez au moins une ligne de facture avant d’activer ce modèle »	Modèle sans ligne	Ajouter une ligne
« Renseignez l’adresse e-mail du client dans sa fiche pour activer l’envoi automatique »	Mode Valider et envoyer automatiquement sans e-mail client	Compléter la fiche client
« Le client sélectionné est archivé — l’activation est bloquée »	Client archivé	Choisir un client actif ou désarchiver le client
« Mettez le modèle en pause ou arrêtez-le avant de l’archiver »	Archivage d’un modèle actif	Mettre en pause ou Arrêter, puis archiver
« Ce modèle est … — il ne peut plus être modifié »	Modèle terminé ou archivé	Dupliquer le modèle
« Ce modèle n’a plus d’occurrence à générer : sa récurrence est terminée »	Date de fin ou nombre d’occurrences atteint	Modifier la fin ou dupliquer le modèle

Pour aller plus loin

Des réglages pour chaque situation

Situation	Réglage conseillé
Loyer ou bail commercial	Mensuel, Jour fixe du mois le 1er, montant Fixe, Valider et envoyer automatiquement une fois le premier mois vérifié
Contrat de maintenance annuel payé en plusieurs fois	Échéancier : 30 % à la signature, puis une tranche Solde réparti sur les trimestres suivants
Abonnement à un service	Mensuel, Créer et demander validation pour relire avant l’envoi les mois où le volume change
Honoraires mensuels d’un cabinet comptable	Un modèle par client, Dernier jour ouvré, avec la lettre de mission jointe en Pièces jointes
Location de matériel à un client qui retient l’impôt	Montant Fixe et retenue à la source sur la ligne

Après l’émission

Encaisser par Mobile Money : importez le relevé de votre wallet, puis rapprochez chaque paiement de sa facture. Voir Importer un relevé Mobile Money.
Relancer sans y penser : une facture récurrente validée entre dans les relances automatiques comme toute autre facture.
Rassurer le client : chaque facture validée porte un QR code de vérification.
Piloter par la conversation : un assistant IA connecté peut créer un modèle, prévisualiser les prochaines dates ou générer la facture du mois. Voir les exemples de demandes.
Suivre la trésorerie à venir : les factures à émettre alimentent la trésorerie prévisionnelle.