Créer une pièce comptable

À la fin de ce guide, vous saurez saisir une pièce comptable — un ensemble d’écritures d’un même journal, à une même date, équilibrées débit/crédit — puis la valider et vérifier son authenticité. Une pièce validée devient immuable (modification interdite, contrepassation possible) et reçoit un cachet d’intégrité, conformément aux exigences NF203 / SYSCOHADA art. 24.

Saisir la pièce

1. Comptabilité → Pièces comptables → Nouvelle pièce.

   

   La liste des pièces comptables : brouillons et pièces validées, avec leur numéro séquentiel.

2. Choisissez le journal (ventes, achats, banque, OD, AN). Cela détermine le préfixe de numérotation (ex. VTE, ACH, BNQ, OD, AN).

3. Saisissez la date (doit appartenir à un exercice fiscal ouvert — sinon SynkriaOps refuse la création).

4. Ajoutez les lignes d’écriture :

   • Numéro de compte (autocomplete depuis le plan comptable SYSCOHADA)
   • Libellé
   • Montant débit OU crédit (jamais les deux sur la même ligne)
   • Optionnel : référence externe (n° de facture, code analytique, lettrage)

5. La somme totale des débits doit être égale à la somme totale des crédits. Le bandeau en haut affiche en temps réel l’écart — la validation est bloquée tant que débit ≠ crédit.

Astuce

Les montants sont enregistrés au centime près, sans aucun arrondi approximatif — ce que vous saisissez est exactement ce qui est comptabilisé. La devise est implicitement XAF (FCFA BEAC) sauf configuration multi-devise (à venir).

Valider et numéroter la pièce

Tant que la pièce est en statut BROUILLON, vous pouvez la modifier librement. La validation déclenche :

1. Numérotation séquentielle : le numéro VTE-2026-000123 est attribué de façon strictement séquentielle. Deux personnes ne peuvent pas valider la même pièce en même temps — aucun numéro ne peut être sauté ni dupliqué, même si plusieurs collaborateurs travaillent simultanément.

2. Cachet d’intégrité : la pièce reçoit un cachet d’intégrité calculé à partir de son contenu et de la pièce précédente du dossier. Chaque pièce est ainsi enchaînée à la précédente : toute modification ultérieure casserait la chaîne et serait immédiatement détectée.

3. Verrouillage en base de données : les montants, comptes et dates des lignes validées sont protégés au niveau de la base de données elle-même. Toute tentative de modification ou de suppression est refusée et laisse une trace — même un incident technique ne peut pas altérer une pièce validée.

Attention

Pour corriger une pièce validée, vous devez créer une contrepassation ou une OD inverse — jamais modifier l’originale. L’historique reste intact pour l’audit.

Vérifier l’intégrité d’une pièce (QR code)

Le PDF de chaque pièce validée embarque un QR code de vérification. Scanner ce QR vérifie en un instant :

• L’authenticité de la pièce (lien de vérification sécurisé et infalsifiable)
• Que le contenu actuel correspond bien au cachet d’intégrité enregistré
• L’auteur et la date de validation

Conforme SYSCOHADA art. 24 (conservation 10 ans) — utile pour les vérifications fiscales ou les audits CAC.

Exemple — facture client

VTE Facture client du 19/05/2026 — prestation de conseil

Compte	Intitulé	Débit	Crédit
411000045	Client SARL ABC	1 192 500
701000	Vente prestation conseil		1 000 000
4431	TVA facturée 19,25 %		192 500
Totaux Écriture équilibrée		1 192 500	1 192 500 XAF

L’écriture est équilibrée : la validation est possible.

Erreurs courantes

Erreur	Cause	Solution
« Débit ≠ Crédit »	Lignes déséquilibrées	Ajouter une ligne d’ajustement ou corriger les montants
« Exercice fiscal clos »	Date dans un exercice fermé	Choisir une date dans un exercice ouvert
« Compte 411xxx inexistant »	Tiers pas encore créé	Créer le tiers (génère le sous-compte 411 automatiquement)
« Pièce validée — modification interdite »	Tentative d’éditer une pièce déjà validée	Créer une contrepassation à la place

Voir aussi

• Lettrage des comptes tiers →
• Valider et contrepasser une pièce (immuabilité) →
• Export FEC pour contrôle fiscal →