Valider et contrepasser une pièce
À la fin de ce guide, vous saurez distinguer une pièce BROUILLON d’une pièce VALIDÉE — immuable, conformément au SYSCOHADA révisé 2019 (art. 24) et aux règles d’intégrité comptable — et corriger une pièce validée par contrepassation.
BROUILLON vs VALIDÉE
Section intitulée « BROUILLON vs VALIDÉE »| Caractéristique | BROUILLON | VALIDÉE |
|---|---|---|
| Modification des lignes | Oui | Non |
| Suppression | Oui (si jamais validée) | Non |
| Numérotation | Temporaire (non attribuée) | Définitive — VTE-2026-000001 |
| Apparaît dans le grand-livre | Non | Oui |
| Incluse dans la balance | Non | Oui |
| Incluse dans l’export FEC | Non | Oui |
| Cachet d’intégrité | Non | Oui |
Ce que déclenche la validation
Section intitulée « Ce que déclenche la validation »Lorsque vous cliquez sur Valider, SynkriaOps exécute séquentiellement trois opérations garantissant l’intégrité :
1. Numérotation séquentielle via verrou pessimiste
Section intitulée « 1. Numérotation séquentielle via verrou pessimiste »Le numéro est attribué de façon définitive au moment de la validation. Aucun numéro ne peut être sauté ou dupliqué, même si plusieurs utilisateurs valident des pièces au même moment.
Exemples de numéros générés :
- Journal VTE →
VTE-2026-000001,VTE-2026-000002, … - Journal ACH →
ACH-2026-000001,ACH-2026-000002, … - Journal OD →
OD-2026-000007, …
2. Cachet d’intégrité chaîné
Section intitulée « 2. Cachet d’intégrité chaîné »Chaque pièce validée reçoit un cachet d’intégrité calculé à partir de son contenu et du cachet de la pièce précédente du dossier. Les pièces forment ainsi une chaîne : toute tentative de falsification ultérieure romprait la chaîne et serait immédiatement détectable.
3. Verrouillage en base de données
Section intitulée « 3. Verrouillage en base de données »Les montants, comptes et dates d’une pièce validée sont verrouillés au niveau de la base de données elle-même. Cette protection s’applique même en dehors de l’application : aucun outil ni accès direct ne peut modifier une pièce validée.
Corriger AVANT la validation (mode brouillon)
Section intitulée « Corriger AVANT la validation (mode brouillon) »Tant que la pièce est en statut BROUILLON, la correction est simple :
-
Allez dans Comptabilité → Pièces, trouvez votre brouillon.
-
Cliquez sur la pièce pour l’ouvrir en mode édition.
-
Modifiez les lignes : montants, comptes, libellés, ou ajoutez / supprimez des lignes.
-
Vérifiez que le total débit = total crédit (le bandeau rouge disparaît quand l’équilibre est atteint).
-
Cliquez Enregistrer pour conserver le brouillon, ou Valider pour finaliser.
Corriger APRÈS la validation — la contrepassation
Section intitulée « Corriger APRÈS la validation — la contrepassation »La contrepassation est une écriture miroir : elle reprend exactement les mêmes comptes et montants, en inversant débits et crédits. Les deux pièces (originale + contrepassation) coexistent dans le grand-livre et s’annulent mutuellement.
Quand contrepasser ?
Section intitulée « Quand contrepasser ? »- Facture saisie avec un mauvais montant
- Mauvais compte comptable utilisé
- Pièce passée dans le mauvais journal
- Doublon de saisie
Étapes de contrepassation
Section intitulée « Étapes de contrepassation »-
Ouvrez la pièce validée à corriger dans Comptabilité → Pièces.
-
Cliquez sur Contrepasser (bouton en bas de page ou dans le menu action).
-
Choisissez la date de contrepassation :
- Même date que la pièce originale (recommandé si l’erreur est du même exercice)
- Date postérieure (si l’exercice d’origine est clos)
-
SynkriaOps crée automatiquement une nouvelle pièce en brouillon avec les signes inversés. Vérifiez les lignes.
-
Cliquez Valider pour enregistrer définitivement la contrepassation. Le numéro est attribué (
OD-2026-000012). -
Si nécessaire, créez ensuite la pièce correcte avec les bonnes informations.
Exemple concret — annuler une facture vente
Section intitulée « Exemple concret — annuler une facture vente »Situation : vous avez saisi et validé une facture de vente pour 1 500 000 XAF HT + TVA 19,25 % (288 750 XAF) = 1 788 750 XAF TTC, mais le client a refusé la prestation.
| Compte | Intitulé | Débit | Crédit |
|---|---|---|---|
| 411000025 | Client SOTRANB | 1 788 750 | |
| 701000 | Ventes — Prestations | 1 500 000 | |
| 4431 | TVA facturée 19,25 % | 288 750 | |
| Totaux Écriture équilibrée | 1 788 750 | 1 788 750 XAF | |
| Compte | Intitulé | Débit | Crédit |
|---|---|---|---|
| 701000 | Ventes — Prestations (annulation) | 1 500 000 | |
| 4431 | TVA facturée 19,25 % (annulation) | 288 750 | |
| 411000025 | Client SOTRANB | 1 788 750 | |
| Totaux Écriture équilibrée | 1 788 750 | 1 788 750 XAF | |
Après contrepassation, le solde net du compte 411000025 pour cette opération = 0. Le client ne doit plus rien.
Erreurs courantes
Section intitulée « Erreurs courantes »| Erreur | Cause | Solution |
|---|---|---|
| ”Pièce validée — modification impossible” | Tentative d’édition d’une pièce validée | Créer une contrepassation |
| ”Exercice clos — validation impossible” | Date dans un exercice fermé | Changer la date ou demander la réouverture (ADMIN) |
| “Débit ≠ Crédit” | Pièce déséquilibrée | Ajouter ou corriger une ligne |
| ”Exercice inexistant pour cette date” | Date hors de tout exercice ouvert | Vérifier les exercices dans Paramètres → Exercices fiscaux |
| ”Numéro déjà utilisé” | Conflit de numérotation (rare) | Réessayer — le verrou pessimiste résout automatiquement |