Créer une facture client

À la fin de ce guide, vous saurez émettre une facture client conforme OHADA, de la saisie des lignes à l’envoi par email. La validation génère automatiquement l’écriture au journal VT et appose un QR code d’authenticité sur le PDF.

Deux voies pour créer une facture

Depuis un devis accepté

C’est la voie recommandée. Les informations sont reprises automatiquement sans ressaisie. Consultez Convertir un devis en facture.

Facture directe (sans devis)

Lorsque vous facturez sans devis préalable (client habituel, commande téléphonique, prestation immédiate), créez directement la facture depuis Ventes → Factures clients → Nouvelle facture.

La suite de cet article détaille la création d’une facture directe.

Créer une facture directe

1. Accéder au formulaire

   Ouvrez Ventes → Factures clients et cliquez sur Nouvelle facture.

2. Sélectionner le client

   Dans le champ Client, cherchez par nom, e-mail ou NIU. Sélectionnez le client : le sous-compte 411xxx est chargé automatiquement.

   Si le client n’existe pas, cliquez sur + Créer un nouveau client pour l’ajouter sans quitter le formulaire. Voir Créer un client.

3. Renseigner les informations de la facture

   Champ	Obligation	Description
   Date facture	Obligatoire	Date d’émission (par défaut : aujourd’hui)
   Conditions de paiement	Recommandé	Comptant, 30 jours, fin de mois…
   Date d’échéance	Calculée	Déduite des conditions de paiement, modifiable
   Objet / Référence	Facultatif	Description courte ou numéro de bon de commande

   Votre NIU et votre RCCM viennent des informations de l’entreprise ; ceux du client, de sa fiche. Complétez la fiche du client pour qu’ils figurent sur la facture.

4. Ajouter les lignes de facturation

   Pour chaque produit ou service :

   • Désignation : depuis le catalogue ou saisie libre
   • Quantité
   • Prix unitaire HT en XAF
   • Taux TVA (19,25 % Cameroun par défaut)

   Exemple de facture de prestation :

   Désignation	Qté	PU HT	TVA	Total TTC
   Conseil fiscal mensuel	1	450 000 XAF	19,25 %	536 625 XAF
   Tenue de comptabilité	1	800 000 XAF	19,25 %	954 000 XAF
   Liasse fiscale	1	250 000 XAF	19,25 %	298 125 XAF
   Total		1 500 000 XAF HT	288 750 XAF	1 788 750 XAF TTC

   

   La saisie des lignes : le total TTC se recalcule à chaque ligne ajoutée.

5. Vérifier les mentions obligatoires OHADA

   Avant de valider, assurez-vous que la facture comporte :

   • Numéro séquentiel non réutilisable (par défaut FC-26-AA00001)
   • Raison sociale et adresse du vendeur
   • NIU du vendeur
   • Raison sociale du client
   • Date d’émission et date d’échéance
   • Détail des lignes avec taux TVA
   • Montant HT, montant TVA, montant TTC

6. Prévisualiser le PDF

   Cliquez sur Aperçu PDF pour contrôler le rendu avant de valider.

   

   L'aperçu PDF : mentions de l'entreprise, NIU, RCCM, lignes et totaux.

7. Valider la facture

   Cliquez sur Finaliser, ou sur Finaliser et envoyer pour l’envoyer aussitôt au client. Confirmez avec Valider définitivement. Vous pouvez aussi Enregistrer comme brouillon et valider plus tard.

   À la validation, la facture reçoit son numéro définitif et SynkriaOps passe l’écriture au journal des ventes :

   VT Facture client, 1 788 750 XAF TTC

   Compte	Intitulé	Débit	Crédit
   411001	Client Cabinet Bâtir	1 788 750
   706000	Services vendus		1 500 000
   4431	TVA facturée		288 750
   Totaux Écriture équilibrée		1 788 750	1 788 750 XAF

   Le PDF validé porte un QR code de vérification : votre client le scanne pour confirmer que la facture est authentique. Voir QR code de vérification.

8. Envoyer au client

   Si vous n’avez pas choisi Finaliser et envoyer, ouvrez la facture et cliquez sur Envoyer par e-mail : l’adresse vient de la fiche client et le PDF est joint. Si vous l’avez remise autrement, cliquez sur Marquer comme envoyée.

Statuts de la facture

Une facture passe par Brouillon, À envoyer, Envoyée, puis Partielle ou Payée, ou En retard si l’échéance passe. Le détail de chaque statut et des actions possibles est dans Statuts des ventes.

Attention

Une facture validée ne se modifie plus : c’est le principe d’intangibilité des écritures du SYSCOHADA. Pour corriger une erreur, ouvrez la facture et cliquez sur Créer un avoir.

Suivre le paiement

Quand le client paie, enregistrez l’encaissement sur la facture : le compte 411 du client est lettré et le statut de la facture se met à jour.

La fiche de la facture : historique des paiements et écriture VT rattachée.

Erreurs fréquentes

Message	Cause	Solution
« Client obligatoire »	Aucun client sélectionné	Choisissez ou créez le client
« Date requise »	La date de facture est vide	Indiquez la date d’émission
« Au moins une ligne »	La facture n’a aucune ligne	Ajoutez une ligne
« Désignation requise »	Une ligne n’a pas de libellé	Complétez ou supprimez la ligne
« Quantité > 0 »	Quantité nulle ou négative	Saisissez une quantité positive
L’avance dépasse le total TTC	Avance reçue supérieure au montant	Corrigez le montant de l’avance

Voir aussi

• Relances automatiques : configurer des relances pour les impayés
• Lettrage des comptes tiers : rapprocher paiements et factures
• Factures récurrentes : automatiser les factures de vos abonnements
• Comprendre les statuts ventes : cycle de vie complet des factures