Configurer les relances automatiques

À la fin de cette page, vous saurez régler l’envoi automatique des relances, construire un scénario d’étapes autour de la date d’échéance et rédiger les e-mails que vos clients recevront. Le suivi au quotidien (relances à valider, historique, envoi à la main, suspensions) est décrit dans Suivre et traiter les relances.

Comment fonctionnent les relances

Trois éléments travaillent ensemble, chacun dans un onglet du module Ventes → Relances :

Élément	Rôle	Onglet
Paramètres	Interrupteur général, jours et heures d’envoi, limites par client, adresse de réponse	Paramètres
Scénario	Les étapes : à quel moment relancer (avant, le jour ou après l’échéance) et comment	Scénarios
Modèle	Le texte de l’e-mail (objet et message) avec ses variables	Modèles

Le moteur passe toutes les heures. Pour chaque facture client validée et non soldée, il retient le scénario applicable, repère l’étape due et prépare l’e-mail. Les envois ne partent que pendant la fenêtre d’envoi, au fuseau horaire de votre entreprise.

Pré-requis

Des factures clients validées avec une date d’échéance : un brouillon, une facture annulée ou une facture sans échéance ne sont jamais relancés.
Une adresse e-mail sur la fiche du client ou sur son contact principal.
Pour l’onglet Paramètres : le droit d’administrer les automatismes. Sans ce droit, l’onglet n’apparaît pas.

Étape 1 : régler l’envoi

Ouvrez Ventes → Relances, onglet Paramètres.
Vérifiez que Relances automatiques activées est coché. Décoché, aucune relance ne part d’elle-même ; les envois manuels restent possibles.
Réglez les sections du tableau ci-dessous, puis cliquez Enregistrer. Le bloc Ce que vos réglages produisent résume le résultat en clair, et La semaine d’envoi montre les créneaux jour par jour.

Section	Réglage	Par défaut	Limites
Calendrier d’envoi	Fuseau horaire	Africa/Douala	Fuseau reconnu
Calendrier d’envoi	Envoi à partir de / Jusqu’à	09:00 / 18:00	La fin après le début
Calendrier d’envoi	Jours d’envoi	Lundi à vendredi	Au moins un jour
Limites par client	Délai minimum entre deux relances (jours)	0 (pas de délai)	0 à 60
Limites par client	Relances au plus par client	3	1 à 50, ou Sans limite
Limites par client	Sur une période de (jours)	7	1 à 90
Incidents d’envoi	Nombre de tentatives	3	1 à 10
Incidents d’envoi	Délai avant nouvel essai (minutes)	60	5 à 1 440 ; doublé à chaque essai, 24 h au plus
Messages	Adresse de réponse	Vide : adresse d’envoi habituelle	Adresse e-mail valide
Messages	Joindre la facture en PDF par défaut	Oui

Les mêmes réglages sont accessibles depuis Paramètres → Facturation, onglet Relances.

Étape 2 : créer un scénario

Un scénario est une suite d’étapes placées par rapport à la date d’échéance. Il est créé en brouillon et ne relance rien tant qu’il n’est pas actif.

Onglet Scénarios, cliquez Nouveau scénario.
Choisissez Partir de zéro, ou cliquez Utiliser sur un scénario prêt à l’emploi (tableau plus bas). Dans les deux cas, le scénario est créé en brouillon.
Dans Informations, saisissez le Nom du scénario et, si besoin, une Priorité : si une facture correspond à plusieurs scénarios, le plus prioritaire s’applique.
Dans Factures concernées, limitez le scénario si nécessaire : Statut de paiement (Non payées, Partiellement payées), Montant TTC minimum et maximum, Reste dû minimum, Seulement ces clients, Sauf ces clients, Groupes de clients. Sans condition, le scénario peut s’appliquer à toutes les factures impayées.
Dans Étapes, cliquez Ajouter une étape pour chacune (10 au plus). Les étapes se classent seules dans le temps. Pour chaque étape, réglez :
- le Moment (avant l’échéance, le jour de l’échéance ou après) et le Nombre de jours, 365 au plus ;
- l’Action : E-mail au client ou Notification interne au responsable ;
- le Modèle de message et les Destinataires : Contact principal du client (à défaut, l’e-mail de la fiche client), E-mail de la fiche client, Autres adresses, En copie ;
- les options Joindre la facture en PDF, Valider avant l’envoi, Seulement si le reste dû atteint et Étape active.
Dans Envoi, choisissez le Mode d’envoi (tableau plus bas) et le Responsable. Il est prévenu des relances à valider, des échecs et des notifications internes.
Cliquez Enregistrer, ou Enregistrer et activer quand le résumé affiche Prêt à être activé.

Scénarios prêts à l’emploi

Les scénarios prêts à l’emploi sont créés dans la langue de votre entreprise. Les noms ci-dessous sont ceux d’une entreprise en français.

Scénario	Étapes	Pour qui
Relance standard : paiement en attente	3 jours avant l’échéance, jour de l’échéance, 3 jours après, 10 jours après ; à 30 jours, une relance ferme à valider et une notification interne « Examiner la créance »	Cas général
Relance légère : clients de confiance	Jour de l’échéance (sans PDF), 7 jours après, 21 jours après ; pas de relance ferme	Clients qui paient d’habitude sans relance
Relance : solde après paiement partiel	3 jours après l’échéance, puis à 14 jours une relance ferme à valider ; limité aux factures partiellement payées	Factures déjà réglées en partie

Modes d’envoi

Mode	Effet
Automatique	Les relances partent seules, dans la fenêtre d’envoi
Validation de chaque relance	Chaque relance attend une validation dans l’onglet À traiter
Automatique, puis validation	Les premières étapes partent seules ; à partir de l’étape choisie dans Validation à partir de l’étape, elles attendent une validation

Quel que soit le mode, une relance attend aussi une validation si son étape porte Valider avant l’envoi, ou si le reste dû dépasse le montant saisi dans Validation au-delà d’un reste dû de.

Tester avant d’activer

Le bloc Tester sur une facture montre ce que ferait le scénario pour une facture réelle, sans rien envoyer : le scénario appliqué, les étapes échues ou à venir et, pour chacune, Partirait, Attendrait une validation, Serait reportée, Pas encore due, Bloquée ou Ignorée. Le test évalue la version enregistrée du scénario.

Le bloc Couverture indique combien de factures ouvertes sont concernées, combien sont déjà suivies par un autre scénario ou exclues, ainsi que les Relances des 30 prochains jours.

Conditions pour activer

Le bouton Activer reste indisponible tant que le résumé affiche des points Pour activer :

au moins une étape active ;
pour chaque étape e-mail, un modèle au statut Actif sans variable inconnue, et au moins un destinataire ;
pour chaque notification interne, un Responsable.

Deux avertissements, affichés sous À savoir, n’empêchent pas l’activation : aucune étape après l’échéance, et une étape après l’échéance sans PDF joint.

Gérer un scénario existant

Action	Effet
Mettre en pause	Plus rien ne part ; les factures restent rattachées à ce scénario
Reprendre	Les relances reprennent à l’étape due du moment
Définir par défaut	Le scénario s’applique aux factures qu’aucun autre scénario ne vise
Dupliquer	Crée une copie en brouillon
Archiver	Définitif : les relances en attente de ce scénario ne partiront pas

Étape 3 : rédiger les modèles de messages

Chaque entreprise reçoit six modèles fournis par SynkriaOps, dans sa langue. En français : Rappel courtois avant échéance, Échéance de facture aujourd’hui, Premier rappel de paiement en retard, Second rappel de paiement, Relance ferme, facture impayée et Solde restant après paiement partiel. Ils sont modifiables et duplicables, mais pas supprimables.

Onglet Modèles, cliquez Nouveau modèle ou ouvrez un modèle existant.
Renseignez le Nom du modèle, le Type (Avant échéance, Jour d’échéance, Retard, Retard important, Paiement partiel, Personnalisé), le Ton (Courtois, Neutre, Direct, Ferme, Formel) et la Langue (Français ou Anglais).
Rédigez l’Objet de l’e-mail et le Message. Insérez les informations variables depuis la liste Variables : elles s’écrivent entre doubles accolades, par exemple {{facture.numero}}, et sont remplies à l’envoi.
Contrôlez l’Aperçu, en version Ordinateur et Mobile. Il est construit sur une facture fictive avec les vraies informations de votre entreprise.
Cliquez M’envoyer un test pour recevoir l’e-mail, puis Enregistrer.

Les variables sont regroupées par thème : Entreprise (nom, NIU, RCCM, e-mail…), Client, Contact, Destinataire (formule d’appel), Facture (numéro, échéance, montants, reste dû…), Paiement (instructions de paiement) et Relance (jours de retard, relances déjà envoyées…).

Quel scénario s’applique à une facture

SynkriaOps retient un seul scénario par facture, dans cet ordre :

le scénario choisi sur la fiche du client (Scénario de ce client) ;
le scénario qui a déjà relancé cette facture, pour qu’elle ne change pas de scénario en cours de route ;
parmi les scénarios actifs dont les conditions correspondent, le plus prioritaire ;
le scénario par défaut.

Si aucun ne correspond, la facture apparaît avec la situation Aucun scénario dans l’onglet Vue d’ensemble.

Ce que le moteur fait, et ne fait pas

Pas de rafale. Si plusieurs étapes sont dues en même temps (scénario activé tard, facture ancienne), seule la plus avancée est préparée. Les étapes dépassées sont consignées comme ignorées.
Arrêt au paiement. Le reste dû est revérifié juste avant chaque envoi : une facture payée, soldée ou annulée n’est plus relancée.
Litiges. Une facture en litige, une créance déclarée irrécouvrable ou un avoir restant à imputer bloquent la relance.
Aucun reclassement. Le moteur ne fait jamais passer une créance en litige ou en douteuse : cette décision comptable vous revient.

Messages de refus fréquents

Message affiché	Cause	Solution
« La fin de la fenêtre d’envoi doit être postérieure à son début »	Heure de fin avant ou égale à l’heure de début	Corriger Jusqu’à
« Ce modèle est utilisé par un scénario actif : remplacez-le dans le scénario d’abord »	Archivage d’un modèle en service	Choisir un autre modèle dans les étapes concernées
« Un modèle fourni par SynkriaOps ne se supprime pas : archivez-le ou dupliquez-le »	Suppression d’un modèle fourni	Archiver ou dupliquer le modèle
« L’étape « … » a déjà été exécutée : désactivez-la plutôt que de la supprimer »	Suppression d’une étape déjà utilisée	Décocher Étape active
« Deux étapes échangent leur moment : enregistrez la modification en deux fois »	Deux étapes inversées dans le temps en un seul enregistrement	Enregistrer une étape, puis l’autre
« Ce scénario a été modifié entre-temps : rechargez-le avant d’enregistrer »	Modification faite en même temps par un collègue	Recharger la page et refaire la modification