Reprendre un historique comptable

À la fin de ce guide, vous saurez reprendre dans SynkriaOps l’historique d’un ancien logiciel (Sage, Ciel, Saari…) ou de tableaux Excel : quel fichier déposer, comment se déroule l’assistant et comment vérifier le résultat. C’est ce qu’on appelle aussi la migration comptable. Tout se passe dans Paramètres → Reprise comptable.

Avant de commencer

Trois règles encadrent la reprise :

un exercice à la fois, du plus ancien au plus récent. Réimporter un exercice déjà repris le remplace ; un exercice clôturé ne peut plus rien recevoir ;
trois exercices ouverts au maximum : clôturez ou gelez le plus ancien avant d’en reprendre un de plus ;
faites valider la balance de l’ancien logiciel par votre expert-comptable : une reprise fausse fausse tous les états de l’exercice.

Choisir votre parcours

Votre situation	Le guide pas à pas
Votre ancien logiciel exporte un FEC	Reprendre à partir du FEC
Vous avez le grand livre en PDF, Excel ou CSV	Reprendre à partir du grand livre
Vous n’avez que les soldes de fin d’année	Reprendre à partir de la balance
Vous changez de logiciel en cours d’année	Reprendre l’exercice en cours
Vous voulez deux ou trois années d’historique	Reprendre plusieurs exercices passés

Choisir le fichier à déposer

Source	Formats	Ce qui est repris
Grand livre PDF	`.pdf`	Détail des écritures, tiers ; journaux et lettrages s’ils figurent dans le fichier
Grand livre Excel	`.xlsx`	Idem
Grand livre CSV ou texte	`.csv`, `.txt`	Idem
Fichier des écritures comptables	`.txt`, `.csv`	Détail des écritures, journaux, lettrages, tiers
Balance générale	`.xlsx`, `.csv`, `.pdf`	Soldes de fin d’exercice et tiers, sans le détail

Un fichier fait 50 Mo au plus ; les archives (ZIP, RAR…) sont refusées. Chaque fichier passe par un antivirus puis est lu sur les serveurs de SynkriaOps.

Déroulé de l’assistant

Ouvrez Paramètres → Reprise comptable et cliquez sur Nouvelle reprise.
Exercices : indiquez le Nombre d’exercices passés à reprendre et vérifiez leurs dates. Chaque exercice s’ouvre une fois le précédent importé et clôturé ; ses soldes de clôture deviennent les à-nouveaux du suivant.
Source : choisissez le type de document, déposez le fichier, puis cliquez sur Lire le fichier.
Lecture : SynkriaOps affiche les lignes lues, les totaux vérifiés et les lignes écartées ou en erreur. Le rapport se télécharge en CSV.
Colonnes : vérifiez la correspondance proposée entre les colonnes du fichier et les données attendues, puis cliquez sur Valider les colonnes. Cochez Le montant est un solde cumulé si la colonne donne le solde progressif du compte. Vous pouvez enregistrer la correspondance comme modèle pour vos prochains fichiers.
Comptes : pour chaque compte du fichier, acceptez le compte du plan proposé (Accepter les propositions), choisissez-en un autre (Rattacher au même compte) ou faites-en un tiers (Créer comme tiers). L’étape se termine quand tous les comptes sont traités.
Journaux : désignez le journal qui porte les soldes d’ouverture, ou cochez Ce fichier ne contient pas de journal d’ouverture s’il ne porte que les mouvements de la période.
Contrôles : vérifiez l’Équilibre général, l’Équilibre par journal, le Résultat de l’exercice (à comparer à vos états financiers) et les Lettrages. Une ligne en erreur empêche l’import.
Reconstitution : relisez ce que la reprise va créer (écritures, comptes, tiers, lettrages) et si l’exercice sera créé ou complété.
Import : cliquez sur Lancer l’import. L’import continue même si vous quittez la page.

Si l’import échoue, rien n’est écrit et votre comptabilité reste inchangée : corrigez le fichier et déposez-le de nouveau. Une fois l’exercice repris, cliquez sur Reprendre l’exercice suivant pour enchaîner.

Après l’import

La page de détail de l’import propose :

Voir la Balance et Voir le Journal filtré pour contrôler le résultat ;
Générer les à-nouveaux quand l’exercice suivant attend ses soldes d’ouverture (voir Comprendre les à-nouveaux) ;
Créer les fiches quand des immobilisations ont été détectées dans le fichier (voir Reprendre un parc existant) ;
Supprimer cet import, dans la zone danger, si vous devez recommencer.

Vérifier la reprise

Ouvrez Comptabilité → Balance sur l’exercice repris : le total débit égale le total crédit.
Comparez les soldes des comptes 411 et 401 avec la balance de l’ancien logiciel.
Ouvrez le grand livre du compte de banque : son solde doit correspondre au relevé à la date de reprise.

Messages fréquents

Message	Cause	Solution
« Ce type de fichier ne correspond pas à la source choisie »	L’extension ne correspond pas au type de document	Choisissez la bonne source ou exportez dans un format attendu
« Ce fichier dépasse 50 Mo. »	Fichier trop lourd	Exportez un exercice à la fois
« Désignez un journal d’ouverture, ou confirmez que ce fichier n’en contient aucun. »	Étape Journaux incomplète	Désignez le journal ou cochez la case
Lignes en erreur à l’étape Contrôles	Lignes illisibles ou déséquilibrées dans le fichier	Téléchargez le rapport, corrigez le fichier et redéposez-le
Impossible de reprendre un exercice de plus	Trois exercices déjà ouverts	Clôturez ou gelez le plus ancien