Clients et fournisseurs par agence : voir, choisir, partager
Quand votre société travaille avec plusieurs agences, chaque client et chaque fournisseur appartient à une agence. Le siège décide avec qui le partager : toutes les agences, certaines, ou aucune.
Un client partagé reste un seul compte (un seul 411) : chaque agence n’y voit que ses propres factures et règlements.
Qui voit quoi
Section intitulée « Qui voit quoi »- L’agence propriétaire voit la fiche, choisit le tiers dans ses nouvelles pièces (facture, devis, avance, facture récurrente) et modifie la fiche, ses conditions de paiement et son contact.
- Une agence avec qui le tiers est partagé voit la fiche et choisit le tiers dans ses nouvelles pièces. Elle ne modifie pas la fiche.
- Une autre agence ne voit la fiche que si elle a déjà des pièces sur ce client. Elle ne peut ni le choisir ni le modifier.
- Le siège seul change le partage et l’agence propriétaire.
Créer un client ou un fournisseur
Section intitulée « Créer un client ou un fournisseur »- Au siège : le tiers appartient au siège et il est partagé avec toutes les agences par défaut. Si le client ne concerne que le siège, retirez ensuite le partage depuis sa fiche (voir plus bas).
- Dans une agence : le tiers appartient à votre agence et n’est partagé avec personne. Seul le siège peut le partager.
Un client qui existe déjà dans une autre agence
Section intitulée « Un client qui existe déjà dans une autre agence »Si votre agence crée un client (ou un fournisseur) qui existe déjà dans une agence que vous ne voyez pas (même NIU, même RCCM ou même nom), SynkriaOps ne crée pas de doublon. Vous voyez le message « Ce tiers existe déjà dans la société, dans une agence que vous ne voyez pas. Une demande de partage a été envoyée au siège. » Rien n’est montré de l’autre fiche.
- La demande part toute seule au siège : vous n’avez rien à faire de plus.
- Une seule demande attend à la fois : si vous réessayez, le message dit que la demande est déjà en attente.
- Quand le siège a décidé, vous recevez une notification : « Le siège a partagé … avec votre agence : vous pouvez le choisir », ou « Le siège a refusé de partager … avec votre agence ».
Traiter les demandes (siège)
Section intitulée « Traiter les demandes (siège) »Les personnes du siège qui peuvent modifier les tiers sont prévenues par une notification. La liste des clients (et celle des fournisseurs) affiche alors le bouton Demandes de partage avec leur nombre.
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Cliquez sur Demandes de partage, ou sur la notification : la liste des demandes s’ouvre.
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Pour chaque demande, vous voyez le tiers existant, l’agence qui demande et ce qu’elle a saisi (par exemple « Saisie de l’agence : « SARL OPTIMA BFS » (même NIU) »).
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Cliquez sur Partager : le tiers existant est partagé avec l’agence, qui peut le choisir aussitôt. Ou cliquez sur Refuser.
Chaque décision est inscrite dans la piste d’audit. Si vous partagez le tiers directement depuis sa fiche, la demande en attente est satisfaite en même temps.
Partager un client avec des agences (siège)
Section intitulée « Partager un client avec des agences (siège) »-
Ouvrez la fiche du client, onglet Fiche.
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Dans la partie Agence, cliquez sur Modifier le partage.
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Cochez Partager avec toutes les agences, ou laissez cette case vide et choisissez les agences une par une sous Partager avec ces agences. Vous pouvez aussi changer l’agence propriétaire.
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Cliquez sur Enregistrer. Le changement est inscrit dans la piste d’audit (avant et après, auteur, date).
Retirer un partage
Section intitulée « Retirer un partage »Retirer le partage avec une agence ne touche aucune écriture :
- le client disparaît des listes et des choix de cette agence : elle ne peut plus le mettre sur une nouvelle pièce ;
- ses factures et règlements passés restent dans la comptabilité de l’agence, lisibles avec le nom du client, et ses états (créances, balance âgée) restent justes ;
- sur la fiche, l’agence voit le message « Ce tiers n’est plus partagé avec votre agence : ses pièces passées restent lisibles, mais il ne peut plus être choisi dans une nouvelle pièce ».
Score de risque
Section intitulée « Score de risque »Le score de risque d’un client est calculé sur toutes ses factures de la société. Une agence qui ne voit qu’une partie de ces factures peut consulter un score indicatif, mais seul le siège l’enregistre sur la fiche.