Lire la fiche d'un client ou d'un fournisseur

La fiche d’un tiers répond en un coup d’œil aux questions qu’on se pose avant d’appeler un client ou de payer un fournisseur : combien il doit, depuis quand, et est-ce que ça s’aggrave ? Tout est calculé depuis vos écritures validées : la fiche ne contredit jamais votre comptabilité.

Ouvrir la fiche

1. Dans le menu, ouvrez Ventes → Clients (ou Achats → Fournisseurs).
2. Cliquez sur le tiers : sa fiche s’ouvre en panneau, à droite de la liste.

Le haut de la liste résume tout votre portefeuille : encours clients (ou à payer), part échue, part à plus de 90 jours, et délai moyen d’encaissement (ou de paiement).

Les onglets de la fiche

Onglet	Ce qu’il montre
Situation	Le solde, les indicateurs, les factures ouvertes et les derniers règlements.
Mouvements	Toutes les écritures du compte du tiers, exercice par exercice, avec le lettrage.
Analyse	L’activité mois par mois et les délais de paiement facture par facture.
Fiche	L’identité du tiers : raison sociale, compte comptable, conditions de paiement, ancienneté de la relation.

Sur un grand écran, Situation et Mouvements sont réunis en un seul onglet, Situation et mouvements.

Situation : les indicateurs

Indicateur	Ce qu’il mesure	Ce qu’il vous dit
Solde client / Solde fournisseur	Le solde du compte du tiers, écritures validées seulement	Ce qu’il vous doit, ou ce que vous lui devez, aujourd’hui.
Délai réel	Le délai de paiement observé sur les 12 derniers mois, comparé au délai accordé	Un client à 30 jours accordés qui paie en 58 jours finance sa trésorerie avec la vôtre.
Facturé en (ou Acheté en)	Le volume de l’exercice, comparé à l’exercice précédent	Le poids du tiers et sa tendance.
Factures payées à l’heure	Combien de factures ont été réglées avant l’échéance	La fiabilité du tiers, au-delà du solde.
Relance	Le niveau de relance atteint et la date de la dernière	Où vous en êtes dans le recouvrement.

Les pièces non encore validées sont signalées à part : elles n’entrent pas dans le solde.

Sous les indicateurs, SynkriaOps écrit en clair ce qu’il remarque, par exemple :

• « Le délai de paiement s’allonge : 32 j, puis 41 j, puis 55 j sur les trois derniers règlements. »
• « La facture FC-26-AA00012 (1 508 513 XAF) est en retard de 12 jours. »
• « Vous réglez ce fournisseur entre 20 et 45 jours, pour 30 jours accordés. »

Un délai qui s'allonge vaut une alerte

Un client dont le délai augmente règlement après règlement est souvent un client en difficulté de trésorerie. Relancez-le avant que la facture suivante arrive à échéance, pas après.

Situation : factures ouvertes et règlements

• Factures ouvertes (clients) ou Factures à payer (fournisseurs) : chaque facture non soldée avec son échéance, son retard en jours, son niveau de relance et le reste dû. Sur une facture client, le bouton Encaisser ouvre directement l’enregistrement du paiement.
• Derniers encaissements (ou Derniers règlements) : les paiements récents, avec leur date.
• Échéancier des paiements (fournisseurs) : ce qui arrive à échéance semaine par semaine, avec le cumul. C’est l’outil pour préparer vos règlements.

Un montant À déduire signale un trop-payé ou un avoir non encore imputé : il viendra en diminution de la prochaine facture.

Mouvements : le grand livre du tiers

L’onglet Mouvements affiche les écritures du compte du tiers pour l’exercice choisi : date, journal, pièce, libellé, débit, crédit, solde progressif et code de lettrage. Cochez Masquer le lettré pour ne garder que ce qui reste ouvert : c’est la vue la plus rapide pour justifier un solde.

Droit nécessaire

Les mouvements ne sont visibles qu’avec l’accès au grand livre. Sans ce droit, la fiche affiche la situation mais pas le détail des écritures.

Analyse : l’activité et les délais

• Facturé par mois (hors avoirs) ou Acheté par mois : l’exercice en barres sombres, l’exercice précédent en barres claires. Une saisonnalité ou une chute se voit immédiatement.
• Délai réel par facture : chaque facture réglée sur 12 mois, avec un trait vertical au délai accordé. Les factures à droite du trait ont été payées en retard.
• Panier moyen, nombre de factures et d’avoirs, et rang du tiers parmi vos clients ou fournisseurs.

Un score de risque sur 10 complète l’analyse.

Passer à l’action depuis la fiche

Vous voulez	Depuis la fiche
Encaisser une facture	Bouton Encaisser sur la facture ouverte, ou Enregistrer un encaissement
Facturer ce client	Nouvelle facture
Saisir une facture de ce fournisseur	Saisir une facture
Envoyer un relevé, le grand livre du tiers, une analyse ou une confirmation de solde	Imprimer la fiche : voir Imprimer les documents d’un tiers

Pour aller plus loin

Imprimer les documents d'un tiers Relevé de compte, échéancier, grand livre auxiliaire, analyse de gestion : en PDF ou Excel, en français ou en anglais.

Confirmation de solde (circularisation) Demander à un client ou un fournisseur de confirmer son solde, avec coupon-réponse et signatures.

Lettrage des comptes tiers Rapprocher factures, règlements et avoirs pour savoir ce qui reste vraiment dû.

Suivre les relances La file des relances, les niveaux et l'historique des envois.

Article : Relancer ses clients et récupérer ses impayés.