Comptabiliser une transaction

Une transaction importée d’un relevé ou saisie à la main arrive au statut Non traitée : aucune écriture comptable n’existe encore. À la fin de cette page, vous saurez la comptabiliser, soit en lui affectant un compte de contrepartie, soit en la rapprochant d’une facture, et revenir en arrière si vous vous êtes trompé.

Avant de commencer

• La transaction existe dans Trésorerie → Transactions : importée (relevé bancaire, relevé Mobile Money) ou saisie à la main.
• Un exercice ouvert couvre la date de la transaction.
• Vous avez le rôle Administrateur, CFO ou Comptable.

Deux façons de comptabiliser

Situation	Méthode
Frais bancaires, loyer, salaire, apport, opération sans facture	Affecter une contrepartie
Encaissement d’une facture client, paiement d’une facture fournisseur	Rapprocher d’une facture

Rapprocher d’une facture est toujours préférable quand une facture existe : la facture passe au statut payé et le compte du tiers est lettré.

Affecter une contrepartie

1. Dans la liste, cliquez sur la ligne de la transaction pour ouvrir son panneau de détail.

2. Dans la section Comptabilisation, champ Compte de contrepartie, recherchez le compte par numéro ou par nom (411, 601, 631…). Les comptes de tiers apparaissent en premier.

3. Vérifiez l’Aperçu écriture (simulation) : il montre le débit et le crédit qui seront passés.

4. Cliquez sur Affecter la contrepartie : générer l’écriture BQ.

Le message Contrepartie affectée : écriture BQ générée s’affiche et la transaction passe au statut Traitée. Vous pouvez aussi affecter la contrepartie directement depuis la liste, avec + Contrepartie dans la colonne Contrepartie. Sur le mobile, touchez la transaction puis Affecter.

Note

Si la contrepartie choisie est le compte d’un client ou d’un fournisseur, et qu’une facture validée de ce tiers, non payée ou partiellement payée, a exactement le même montant TTC, SynkriaOps la rapproche automatiquement de la transaction.

Rapprocher d’une facture

1. Dans le panneau de détail, ouvrez l’onglet Réconciliation.

2. Si une pièce est proposée sous Propositions sûres, vérifiez-la puis cliquez sur Rapprocher. Sinon, cliquez sur Rechercher parmi les pièces comptables, trouvez la facture et cliquez sur Lier.

Le sens de la transaction limite les pièces proposées : un encaissement se lie à une facture client ou à un avoir fournisseur, un décaissement à une facture fournisseur ou à un avoir client. Une transaction plus élevée que la facture peut être rapprochée de plusieurs factures : le reste à imputer s’affiche jusqu’à ce que tout le montant soit couvert. Sur le mobile, touchez Lier une pièce.

Le rapprochement génère l’écriture de règlement sur le compte du tiers de la facture (411 client, 401 fournisseur) et lettre ce compte avec la facture.

L’écriture produite

L’écriture est enregistrée au statut validée dans le journal rattaché au compte (BQ1, CA1, MM1…), à la date de la transaction, avec son libellé. Sans libellé, l’écriture prend la forme Règlement <intitulé du compte> — <date>.

Sens de la transaction	Débit	Crédit
Entrée (encaissement)	Compte de trésorerie : 521xxx banque, 571xxx caisse, 552xxx Mobile Money	Contrepartie choisie
Sortie (décaissement)	Contrepartie choisie	Compte de trésorerie : 521xxx banque, 571xxx caisse, 552xxx Mobile Money

Exemple : des frais de tenue de compte de 5 000 XAF saisis en Sortie sur le compte Afriland, avec la contrepartie 631 (frais bancaires), produisent un débit de 5 000 XAF au 631 et un crédit de 5 000 XAF au 521001.

Annuler une comptabilisation

Dans le panneau de détail, section Comptabilisation, cliquez sur Annuler cette comptabilisation. L’écriture est contrepassée et la transaction redevient Non traitée : vous pouvez la comptabiliser de nouveau.

Note

Annuler cette comptabilisation est refusé si la transaction est encore rapprochée de factures (détachez-les d’abord dans l’onglet Réconciliation), ou si votre société a activé un circuit d’approbation sur l’annulation d’écritures. La création d’une transaction et sa première comptabilisation ne passent pas par un circuit d’approbation ; en revanche, la réaffectation à une autre facture et la correction d’une imputation peuvent en exiger un si votre société l’a configuré.

Résoudre les erreurs courantes

Message affiché	Cause	Solution
« La date … n’appartient à aucun exercice fiscal actif »	Aucun exercice ouvert ne couvre la date	Créez ou ouvrez l’exercice dans Paramètres → Exercices fiscaux, ou corrigez la date de la transaction
« L’exercice couvrant la date … est clôturé »	La date tombe dans un exercice clôturé	Une opération d’un exercice clôturé ne se comptabilise plus
« La comptabilité est gelée jusqu’au … »	La période est gelée	Attendez la fin du gel ou demandez à votre comptable de le lever
« Le compte bancaire n’a pas de journal comptable associé »	Compte de trésorerie incomplet	Vérifiez le compte dans Paramètres → Comptes bancaires

Pour aller plus loin

• Catégoriser les transactions (analytique) → : suivre vos dépenses et recettes par projet, activité ou agence, en plus de la comptabilité générale.
• Faire un rapprochement bancaire → : vérifier que la banque et vos livres disent la même chose.
• Lettrer les comptes tiers → : solder une facture payée en plusieurs fois.
• Suivre les relances → : relancer les clients dont la facture n’est pas encore rapprochée d’un encaissement.