Enregistrer un encaissement client

Votre client vient de payer. À la fin de ce guide, vous saurez enregistrer ce paiement sur sa facture, même s’il est partiel ou réglé par plusieurs moyens, et ce que SynkriaOps passe en comptabilité.

Avant de commencer

• La facture est validée : un brouillon ne s’encaisse pas.
• Votre entreprise a au moins un compte de trésorerie (banque, caisse ou portefeuille mobile money). Sinon, la fenêtre de paiement propose Créer un compte ; voir Configurer un compte bancaire.

Enregistrer le paiement

1. Ouvrez Ventes → Factures clients et cliquez sur la facture. Vous pouvez aussi passer par le menu ⋯ de sa ligne.

2. Cliquez sur Marquer comme payée. La fenêtre Enregistrer un paiement s’ouvre avec le montant restant dû.

3. Indiquez la date de paiement, puis pour le moyen de paiement :

   Champ	Ce que vous saisissez
   Moyen	Virement, Chèque, Espèces, un portefeuille mobile money ou Carte bancaire
   Compte crédité	Le compte où l’argent est réellement arrivé : banque, caisse, wallet
   Montant	La somme reçue, au plus le restant dû
   Référence	Numéro de chèque, référence de virement ou de transaction mobile money

4. Vérifiez Reste après règlement en bas de la fenêtre, puis cliquez sur Enregistrer le règlement.

La facture passe en Payée si le restant dû tombe à zéro, en Partielle sinon.

Un client qui paie en deux fois, ou par deux moyens

Pour un paiement partiel, saisissez simplement le montant reçu : le reste demeure dû et se règle plus tard de la même façon. Pour un paiement en plusieurs moyens le même jour (une partie en espèces, le reste en mobile money), cliquez sur Ajouter un moyen de paiement : chaque moyen a son compte, son montant et sa référence.

Portefeuilles mobile money proposés

Orange Money, MTN MoMo, Wave, Moov Money, Airtel Money et Free Money. Pour un autre opérateur, choisissez Autre mobile money et indiquez son nom dans la référence. Le moyen choisi figure dans le libellé de l’écriture. Les mêmes moyens sont proposés pour régler un fournisseur.

Ce que SynkriaOps enregistre

Chaque moyen de paiement produit une écriture dans le journal du compte de trésorerie choisi :

BQ Règlement FC-26-AA00042, SARL Optima, virement

Compte	Intitulé	Débit	Crédit
521100	Banque	1 431 813
411001	Client SARL Optima		1 431 813
Totaux Écriture équilibrée		1 431 813	1 431 813 XAF

Dans la même opération, la ligne du compte client est lettrée avec celle de la facture : le grand livre du client montre que cette facture est réglée. Le libellé de l’écriture reprend le numéro de facture, le client, le moyen et la référence.

Une erreur ne se supprime pas

Un règlement enregistré crée une écriture comptable. En cas d’erreur de montant ou de compte, il ne s’efface pas : il se corrige par une contrepassation. Voir Valider et contrepasser une pièce.

Paiement soumis à approbation

Si votre entreprise a mis en place un circuit d’approbation pour les encaissements, le paiement part en validation : aucune écriture n’est passée et la facture ne change pas tant qu’un approbateur n’a pas accepté la demande.

Encaisser depuis le relevé bancaire

Quand le paiement arrive par la banque ou par un wallet dont vous importez le relevé, vous pouvez aussi le rapprocher de la facture depuis la trésorerie, sans passer par cette fenêtre. Voir Importer un relevé bancaire et Rapprochement bancaire.

Corriger les problèmes courants

Message ou situation	Cause	Solution
Le bouton Marquer comme payée n’apparaît pas	Facture en brouillon, déjà payée, ou avoir	Validez la facture, ou vérifiez son statut
« Le total réglé … ne peut pas dépasser le restant dû »	Montant supérieur au solde	Saisissez le restant dû ; un trop-perçu se traite à part
« Sélectionnez un compte crédité pour chaque moyen »	Un moyen n’a pas de compte	Choisissez la banque, la caisse ou le wallet
« Aucune caisse ni compte bancaire n’est encore créé »	Aucun compte de trésorerie	Cliquez sur Créer un compte

Voir aussi

• Statuts des ventes →
• Relances automatiques →
• Lettrage des comptes tiers →