Valider les pièces en masse : contrepartie, journal, TVA et validation groupée

Une fois les transactions importées et catégorisées, et les factures enregistrées, il reste des dizaines de pièces en brouillon. Les ouvrir une par une prend des heures. La barre d’actions groupées de la liste des pièces les traite par lots : vous contrôlez et vous validez, au lieu de ressaisir.

La liste des pièces

Comptabilité → Pièces comptables liste toutes les pièces du dossier. Les compteurs du haut les rangent par état : À traiter, En traitement, Pré-traitées, Traitées et Archivées.

Pour préparer un lot, filtrez :

• par statut et par type de pièce ;
• avec la recherche (n° de pièce, libellé, tiers) ;
• sur les pièces Non classées ;
• sur les pièces dont le justificatif manque.

Traiter une sélection

1. Cochez les pièces à traiter. Inutile de trier avant : brouillons prêts, brouillons incomplets et pièces déjà validées peuvent être mélangés.
2. La barre d’actions groupées apparaît. Chaque bouton indique entre parenthèses le nombre de pièces réellement concernées.
3. Complétez les brouillons si besoin (voir le tableau ci-dessous).
4. Cliquez sur Valider N pièces prêtes, relisez la confirmation, puis validez.
5. Lisez le compte rendu : ce qui a été traité, ce qui a été ignoré et pourquoi.

Action	Ce qu’elle fait	Sur quelles pièces
Contrepartie	Pose le compte de contrepartie choisi	Les brouillons sans contrepartie. Une contrepartie déjà renseignée n’est jamais écrasée.
Journal	Applique le journal choisi	Tous les brouillons de la sélection
Compte de TVA	Pose le compte de TVA choisi	Les brouillons qui portent de la TVA
Valider N pièces prêtes	Génère les écritures et scelle les pièces	Les seuls brouillons prêts

La validation est définitive

Valider génère l’écriture comptable et scelle la pièce : elle devient immuable. Une erreur se corrige ensuite par une contrepassation. Voir Valider et contrepasser.

Le compte rendu

La validation groupée ne s’arrête pas à la première pièce incomplète. Elle traite ce qui est prêt et explique le reste :

• les pièces déjà validées ;
• les pièces sans contrepartie, à compléter d’abord avec le bouton Contrepartie ;
• les pièces en cours de validation par quelqu’un d’autre ;
• les pièces qui attendent une approbation avant d’être scellées, si votre société a un circuit de validation (voir Moteur d’approbation).

Si la connexion coupe pendant le traitement, rien n’est perdu : les pièces non envoyées n’ont pas été modifiées. Relancez la validation, les pièces déjà traitées sont ignorées sans risque.

Demander les justificatifs manquants (cabinet)

Dans le dossier d’un client, l’expert-comptable peut cliquer sur Demander au client dans la même barre. Une demande part pour chaque pièce dont le justificatif manque et qui n’a pas déjà une demande ouverte, avec un objet précis (numéro, date, montant) : le client sait exactement quelle pièce on lui réclame.

Une routine en quatre temps

Étape	Où	Ce que vous faites
1. Importer	Relevés bancaires, factures par OCR	Les opérations arrivent sans ressaisie
2. Catégoriser	À catégoriser	Vous acceptez les suggestions, les règles traitent le reste
3. Contrôler	Pièces comptables, filtres	Vous repérez les pièces non classées ou sans justificatif
4. Valider	Barre d’actions groupées	Vous validez d’un coup ce qui est prêt

Pour aller plus loin

Catégoriser les transactions Suggestions, règles de ventilation et répartition entre plusieurs catégories.

Valider et contrepasser Ce que fait la validation, et comment corriger une pièce validée.

Moteur d'approbation Faire approuver certaines pièces avant leur validation.

Consulter le grand livre Contrôler le résultat des validations compte par compte.

Article : Le comptable ne saisit plus, il contrôle.