Centre des exportations : retrouver, télécharger et partager vos exports

Tous les fichiers que SynkriaOps produit pour vous (grand livre, balance, FEC, états financiers, factures en Excel, archives de PDF) arrivent au même endroit : Documents → Exports. Cette page explique comment lancer un export, le retrouver, savoir combien de temps il reste disponible, et le partager sans envoyer de pièce jointe.

Ce que vous trouvez dans le centre

Chaque export apparaît sur une ligne avec sa référence, son type, son statut et sa durée de conservation. Les fichiers lancés depuis d’autres pages y arrivent aussi : un grand livre exporté depuis le grand livre, des factures exportées depuis la liste des factures, les états financiers produits depuis la liasse.

L’export est préparé en arrière-plan. Vous pouvez continuer à travailler : une notification vous prévient quand le fichier est prêt.

Lancer un export

1. Ouvrez Documents → Exports et cliquez sur Nouvel export.

   

   Le volet Nouvel export. Seul le type est obligatoire.

2. Dans Type d’export, choisissez le document : grand livre, balance générale, balance clients ou fournisseurs, balance âgée, FEC, bilan, compte de résultat, rapports analytiques, budget, tiers, produits…

3. Dans Exercice fiscal, choisissez l’exercice concerné. Pour une période plus courte, renseignez une date de début et une date de fin : elles remplacent les dates de l’exercice.

4. Cliquez sur Lancer l’export. La ligne apparaît avec le statut En attente, puis En cours…, puis Prêt.

Déclarations de TVA

Une déclaration de TVA s’exporte depuis la page de la déclaration, pas depuis ce volet : l’export doit savoir de quelle déclaration il s’agit. Le fichier rejoint ensuite le centre des exportations.

Exporter des factures, devis ou pro formas en masse

Sur la liste des factures, des devis ou des pro formas, le bouton Exporter ouvre un menu dédié :

Réglage	Choix possibles
Format	Excel (un tableau) ou PDF (archive ZIP) (un PDF par document)
Périmètre	Votre sélection, exercice en cours ou précédent, ce mois, ce trimestre, 3 ou 6 derniers mois, période personnalisée, tout l’historique
Documents	Factures et avoirs, factures seules ou avoirs seuls
Paiement	Tous, impayées, partielles, payées

Une archive PDF couvre au plus un exercice comptable (366 jours). Le nombre de documents par archive et le nombre d’archives par mois dépendent de votre offre. Au-delà de 500 Mo, le fichier est découpé en plusieurs parties, toutes rangées dans le centre des exportations.

Lire le statut d’un export

Statut	Ce qu’il signifie	Ce que vous pouvez faire
En attente	L’export attend son tour	Patienter
En cours…	Le fichier est en préparation	Continuer à travailler
Prêt	Le fichier est disponible	Télécharger, partager, archiver, supprimer
Erreur	La génération a échoué	Relancer (Régénérer pour les états financiers), ou supprimer
Expiré	La durée de conservation est dépassée, le fichier a été effacé	Régénérer, ou supprimer
Archivé	L’export a été rangé	Supprimer (voir l’avertissement ci-dessous)
Annulée	Une génération des états financiers a été annulée	La ligne reste dans l’historique, sans fichier

Archiver retire l'accès au fichier

Aujourd’hui, un export archivé ne peut plus être téléchargé ni partagé, et il ne peut pas être désarchivé. N’archivez pas un export dont vous avez encore besoin, en particulier un FEC ou des états financiers.

Savoir combien de temps un export reste disponible

Chaque export a une rétention, c’est-à-dire une durée de conservation fixée selon son type. Passé ce délai, le fichier est effacé et la ligne passe en Expiré.

Rétention	Durée	Exemples
Réglementaire (10 ans)	Sans expiration	États financiers d’un exercice clôturé
Stratégique (1 an)	365 jours	Grand livre, balance générale, états financiers d’un exercice ouvert, rapport de reprise
Périodique (90 jours)	90 jours	Balances clients, fournisseurs et âgée, rapports analytiques, rapport budgétaire
Opérationnel (7 jours)	7 jours	Pièces et devis en Excel, FEC, déclarations de TVA, et tout type non listé ici
Éphémère (48 heures)	48 heures	Archives ZIP de PDF

Enregistrez votre FEC dès qu'il est prêt

Le FEC reste disponible 7 jours dans le centre. Téléchargez-le et rangez-le dans votre espace d’archivage : la loi impose de conserver les documents comptables 10 ans. Vous pouvez aussi le régénérer à tout moment, il reprend les écritures validées de l’exercice.

Le filtre Rétention de la page affiche les exports d’un seul niveau, par exemple toutes les archives Éphémère (48 heures) à télécharger rapidement.

Retrouver un export

En haut de la liste, combinez les filtres :

• Type et Statut ;
• Du / Au pour la date de génération ;
• Rétention ;
• Origine : États financiers (DSF) ou Autres exports ;
• la recherche par référence ou par nom de fichier.

Un export des états financiers porte en plus le bouton Détails de génération. Il montre les paramètres utilisés, les contrôles évalués au moment de la génération, et la comparaison avec la génération précédente. C’est aussi là qu’un ADMIN ou un CFO peut annuler une génération, avec un motif obligatoire : la ligne passe alors en Annulée.

Partager un export avec un QR code

Pour un export PDF prêt, l’action Partage, QR et version Excel ouvre un volet en trois parties.

Partie	Ce que vous y faites
Télécharger	Le PDF, et sa version Excel quand elle existe
QR code imprimé sur le document	Voir le nombre de scans et le dernier scan, et choisir si le QR permet aussi de télécharger le fichier
Liens de partage	Suivre les liens actifs, leurs consultations et leurs téléchargements

Le QR imprimé sur le PDF authentifie toujours le document, même si vous coupez le téléchargement par QR. Vous pouvez désactiver ce téléchargement pour un seul document, ou pour toute l’entreprise dans les paramètres avancés. Pour comprendre ce que voit la personne qui scanne, lisez QR code de vérification.

Régénérer un export expiré

Cliquez sur Régénérer sur la ligne expirée. SynkriaOps vérifie d’abord si les données ont changé depuis l’export d’origine :

• inchangées : le nouveau fichier reprend les mêmes montants ;
• modifiées, ou impossibles à vérifier : le nouveau fichier est produit avec les données actuelles.

Dans tous les cas, il reçoit une nouvelle référence. L’ancien n’est jamais réécrit.

Exports réglementaires

Un export de niveau Réglementaire ne se régénère pas : il n’expire pas, et le document remis à un tiers doit rester celui qui a été produit.

Pour relancer le même export plus tard avec d’autres dates, utilisez Dupliquer la configuration : le volet s’ouvre déjà rempli.

Supprimer un export

Supprimer efface définitivement le fichier et sa version Excel.

Effet sur les copies déjà envoyées

Les copies imprimées ou envoyées restent vérifiables, mais leur QR code indiquera désormais que votre entreprise a retiré le document. Les liens de partage cessent de fonctionner immédiatement.

Un export En attente ou En cours… ne peut pas être supprimé. Archiver et supprimer sont réservés aux rôles ADMIN, CFO et COMPTABLE (voir Rôles & permissions).

Corriger les problèmes courants

Problème	Cause probable	Solution
Le bouton Télécharger a disparu	L’export est expiré, archivé ou annulé	Régénérez-le s’il est expiré, sinon relancez un nouvel export
« Le fichier n’est pas encore disponible »	L’export n’est pas Prêt, ou il a été archivé	Attendez la fin de la génération ; un export archivé est à relancer
L’export passe en Erreur	Donnée manquante ou exercice non adapté (le FEC exige un exercice clôturé ou rouvert)	Lisez le message de la ligne, corrigez, puis Relancer
L’archive PDF est refusée	Période supérieure à un exercice, ou plafond de votre offre atteint	Raccourcissez la période ou attendez le mois suivant
Un seul fichier téléchargé sur plusieurs	L’export dépasse 500 Mo et a été découpé	Téléchargez les autres parties depuis l’historique

Voir aussi

• Exporter le FEC →
• Consulter le grand livre →
• Consulter la balance générale →
• QR code de vérification →