La direction décide qui utilise un assistant IA

Un assistant IA connecté à SynkriaOps agit dans vos livres comptables. C’est donc la direction qui décide, pas chaque collaborateur. Tant que l’administrateur de la société n’a rien autorisé, aucun collaborateur ne peut connecter d’assistant, même s’il a le rôle Comptable ou CFO.

À la fin de cette page, vous saurez ouvrir l’assistant IA à votre équipe, donner à chaque personne un profil précis, et ce qui se passe quand vous changez d’avis.

En bref : quatre verrous

Un collaborateur ne peut utiliser un assistant IA que si les quatre verrous sont ouverts, dans cet ordre :

Verrou	Qui le contrôle	Par défaut
1. L’accès machine du compte est ouvert	Le support SynkriaOps, à votre demande	Fermé
2. La direction autorise ce collaborateur	L’administrateur de la société	Personne d’autre que l’administrateur
3. Le profil de ce collaborateur (palier et actions personnalisées)	L’administrateur de la société	Lecture seule
4. Les cases cochées par le collaborateur au moment de connecter son assistant	Le collaborateur, dans la limite de son profil	Rien de coché au-delà du niveau choisi

À chaque appel, SynkriaOps vérifie aussi le rôle de la personne dans la société et l’abonnement. Un assistant ne détient jamais plus que son propriétaire, ni plus que le profil que la direction lui a donné.

Par défaut, personne d’autre que vous

Tant que vous ne touchez à rien, le réglage est « Vous seul » : l’administrateur peut connecter un assistant, ses collaborateurs non. Un collaborateur qui essaie est arrêté sur l’écran d’autorisation par ce message :

Seul le super-administrateur de la société peut connecter un assistant IA. Demandez-lui de le faire, ou de vous en donner la possibilité.

Dans Paramètres → Assistants IA et MCP, il lit : « Seul le super-administrateur de la société peut connecter un assistant IA. Vous gardez la liste de vos propres accès et pouvez les supprimer. »

C’est volontaire : ouvrir l’assistant IA à l’équipe est une décision de la direction, prise en connaissance de cause.

Ouvrir l’assistant IA à votre équipe

Le réglage se trouve dans Paramètres → Assistants IA et MCP (groupe Connectivités), bloc « Qui peut connecter un assistant ? ». Seul l’administrateur le voit.

Réglage	Effet	Quand le choisir
Vous seul (par défaut)	Aucun collaborateur ne peut connecter d’assistant.	Vous testez l’assistant vous-même avant de l’ouvrir.
Des personnes que vous choisissez	Seuls les collaborateurs à qui vous attribuez un palier. Les autres restent sur « Non autorisé ».	Le cas le plus courant : vous ouvrez à deux ou trois personnes de confiance.
Tous les collaborateurs	Chacun peut connecter son assistant avec le palier par défaut, ou celui que vous lui attribuez.	Une équipe nombreuse et formée, où chacun travaille avec un assistant.

Exclure une seule personne

Avec « Tous les collaborateurs », chaque personne reçoit au minimum le palier par défaut : il n’y a pas d’option pour en exclure une. Pour tenir quelqu’un à l’écart, choisissez « Des personnes que vous choisissez » et attribuez un palier à chacune des autres.

1. Ouvrez Paramètres → Assistants IA et MCP.
2. Dans « Qui peut connecter un assistant ? », choisissez « Des personnes que vous choisissez » (ou « Tous les collaborateurs »).
3. SynkriaOps vous demande de confirmer votre identité : c’est normal, ce réglage engage la société.
4. Dans la liste « Collaborateurs », choisissez le palier de chaque personne concernée (voir ci-dessous).
5. Si besoin, ouvrez « Actions personnalisées » sous un collaborateur pour lui accorder des droits en plus de son palier.

Le collaborateur peut alors connecter son assistant en suivant Connecter un assistant.

Qui peut recevoir une autorisation

Seuls les rôles CFO, Comptable et Auditeur apparaissent dans la liste. Le rôle Lecteur (le client d’un dossier) ne peut jamais connecter d’assistant, quel que soit le réglage. L’administrateur, lui, peut toujours en connecter un, dans la limite de ses propres droits.

Le profil assistant de chaque collaborateur

Le profil d’un collaborateur, c’est ce que son assistant pourra faire au maximum. Il se compose d’un palier et, si vous le souhaitez, d’actions personnalisées.

Les paliers

Pour chaque collaborateur de la liste, un menu propose :

Choix	Ce que l’assistant peut faire
Non autorisé	Rien. Le collaborateur ne peut pas connecter d’assistant. (Proposé avec « Des personnes que vous choisissez ».)
Palier par défaut	Le palier choisi pour toute l’équipe. (Proposé avec « Tous les collaborateurs ».)
Lecture seule	Consulter : grand livre, balance, pièces, banque, comptes bancaires, factures fournisseurs, relances, tiers, lettrages, plan comptable, TVA, journaux, exercices. Rien n’est modifié.
Assistant comptable	Tout ce que permet la lecture seule, plus préparer : créer et modifier des pièces en brouillon, enregistrer et modifier des factures fournisseurs, créer et modifier des tiers, proposer l’affectation d’une transaction bancaire, préparer des relances. Le collaborateur garde la validation.

Aucun palier ne permet de valider, d’envoyer, de payer ou de lettrer. Ces actions s’accordent une par une, à une personne précise.

Les actions personnalisées

Sous chaque collaborateur, « Actions personnalisées » liste les droits que vous pouvez ajouter à cette personne seulement, en plus de son palier. Les actions marquées sensible modifient durablement vos livres ou écrivent à vos clients :

Domaine	Actions sensibles
Pièces comptables	Valider une pièce, envoyer une facture, contrepasser une pièce
Factures fournisseurs	Valider (comptabiliser), payer
Lettrage et banque	Lettrer, délettrer, lettrer ou délettrer une transaction bancaire, contrepasser une transaction
Relances	Envoyer une relance
Tiers	Changer l’adresse e-mail d’un client
Factures récurrentes	Générer, arrêter, archiver

Pour un collaborateur en lecture seule, la liste propose aussi les droits de préparation du palier « Assistant comptable », un par un : vous pouvez par exemple lui permettre de créer des tiers sans lui ouvrir les pièces.

Des exemples de profils

Personne	Profil conseillé	Pourquoi
Comptable qui découvre l’assistant	Lecture seule	Il pose des questions sur les chiffres, rien n’est modifié.
Comptable chargé de la saisie	Assistant comptable	L’assistant prépare les pièces et les factures fournisseurs, le comptable valide lui-même.
Chef comptable	Assistant comptable + « Valider une pièce » et « Lettrer »	Il délègue aussi la validation et le lettrage, sous sa responsabilité.
Chargé de recouvrement	Lecture seule + préparation des relances + « Envoyer une relance »	L’assistant suit les impayés et envoie les relances, sans toucher aux écritures.
Auditeur	Lecture seule	Il contrôle sans pouvoir rien changer.

Documents piégés

Un assistant qui lit des documents écrits par d’autres (factures fournisseurs, PDF, libellés bancaires) peut y trouver des ordres cachés. Pour ces usages, gardez le paiement, l’envoi et la validation hors du profil. Voir Sécurité et bonnes pratiques.

Ce qui se passe quand un collaborateur connecte son assistant

1. Le collaborateur colle l’adresse du serveur MCP dans son assistant (Claude ou un autre client compatible). L’assistant ouvre son navigateur sur SynkriaOps.
2. Il se connecte à SynkriaOps avec son propre compte. Son mot de passe ne quitte jamais SynkriaOps.
3. SynkriaOps vérifie qu’il est autorisé par la direction. Sinon, la connexion s’arrête là.
4. L’écran d’autorisation ne lui propose que ce que son profil permet. Une action que la direction ne lui a pas accordée n’y apparaît pas comme accordable.
5. Il choisit le niveau d’accès et coche éventuellement des actions, puis autorise. Pour une action sensible, il doit aussi cocher « Je comprends et j’autorise ces actions. ».
6. L’accès apparaît dans Paramètres → Assistants IA et MCP, avec la mention « autorisé par » et son nom. L’administrateur le voit aussi.

Ensuite, chaque action de l’assistant est inscrite dans « Activité récente » de l’accès : ce qu’il a créé, modifié ou consulté, et quand. Le détail de l’écran d’autorisation est dans Authentification et autorisations.

Le calcul, à chaque appel

Ce que l’assistant peut réellement faire est recalculé à chaque appel, jamais figé au moment de la connexion. C’est la plus petite des cinq limites :

• le rôle du collaborateur dans la société ;
• l’abonnement de la société ;
• le profil donné par la direction (palier et actions personnalisées) ;
• les cases cochées par le collaborateur à la connexion ;
• le cas échéant, les agences choisies pour cet accès.

Exemple : un comptable a le profil « Assistant comptable » et a coché « Valider une pièce » à la connexion, à une époque où la direction le lui avait accordé. Si la direction retire cette action de son profil, l’assistant ne peut plus valider, même si la case reste cochée sur l’accès.

Changer d’avis : effet en quelques secondes

Ce que fait la direction	Effet sur les assistants déjà connectés
Abaisse le palier d’un collaborateur	Ses assistants perdent les droits correspondants.
Retire une action personnalisée	Ses assistants ne peuvent plus l’effectuer.
Passe un collaborateur sur « Non autorisé »	Ses assistants restent connectés mais n’atteignent plus rien.
Revient à « Vous seul »	Tous les assistants des collaborateurs cessent d’agir.
Révoque un accès précis	Cet accès est refusé dès l’appel suivant, définitivement.

L’effet s’applique en quelques secondes (au plus une quinzaine), sans rien révoquer à la main. Pour couper définitivement un accès, l’administrateur le révoque : il voit tous les accès de la société, peut « Filtrer par collaborateur » et révoquer ceux des autres. La marche à suivre est dans Révoquer un accès.

Rendre une autorisation

Si vous redonnez son palier à un collaborateur, ses accès encore valides retrouvent leurs droits, dans la limite du nouveau profil. Pour repartir de zéro, révoquez les anciens accès : il en recréera un.

Traçabilité

• Chaque changement de réglage, chaque autorisation accordée, modifiée ou retirée demande une confirmation d’identité de l’administrateur.
• Chacun est inscrit au journal d’audit de la société, avec l’état avant et après : qui a autorisé qui, avec quel palier et quelles actions.
• La liste des collaborateurs indique combien d’accès actifs chacun possède.

Pour un cabinet d’expertise comptable

Un cabinet a son propre réglage, dans Paramètres du cabinet → onglet Accès machine : « Les responsables seulement » (par défaut), « Les personnes que j’autorise » ou « Tous les collaborateurs ». Les droits d’un assistant sur un dossier client restent bornés par ce que la société cliente concède au cabinet. Le détail est dans Cabinet : un accès pour plusieurs dossiers.

Questions fréquentes

Un comptable peut-il connecter un assistant sans que je le sache ? Non. Tant que vous ne l’avez pas autorisé, la connexion est refusée. Une fois autorisé, chacun de ses accès apparaît dans votre liste, avec son nom.

Puis-je laisser un collaborateur consulter, sans rien modifier ? Oui : palier Lecture seule, sans action personnalisée.

Puis-je autoriser l’envoi des relances, mais pas la validation des pièces ? Oui. Les actions sensibles s’accordent une par une, à une personne précise.

Que voit le collaborateur si je lui retire son autorisation ? Son assistant reste branché, mais chaque demande échoue faute de droits. Le collaborateur garde la liste de ses accès et peut les supprimer.

L’assistant peut-il dépasser les droits du collaborateur ? Non. Même avec un palier généreux, l’assistant ne fait jamais plus que ce que le rôle du collaborateur lui permet dans SynkriaOps.

Voir aussi

Authentification et autorisations L'écran d'autorisation bloc par bloc, les niveaux d'accès, la durée de validité et la révocation.

Comprendre les rôles et permissions Administrateur, CFO, Comptable, Auditeur, Lecteur : ce que chaque rôle permet dans SynkriaOps.

Sécurité et bonnes pratiques Traçabilité, limites d'appels, instructions cachées dans les documents, confidentialité.