Créer une facture pro forma

Une facture pro forma chiffre une vente qui n’a pas encore eu lieu. Votre client la demande pour obtenir un financement bancaire, ouvrir un crédit documentaire, préparer un dédouanement ou monter un dossier d’appel d’offres. À la fin de ce guide, vous saurez en établir une, l’envoyer, puis la transformer en vraie facture le jour de la vente.

Ce qui distingue une pro forma d’une facture

Point	Facture pro forma	Facture
Effet comptable	Aucun : pas d’écriture	Écriture au journal des ventes
Stock	Aucun mouvement	Sortie de stock à la validation
Numéro	Série à part, préfixe `PF-` (ex. `PF-26-AA00001`)	Série des factures, préfixe `FC-`
Date	Date de validité, pas d’échéance	Date d’échéance
Titre du PDF	FACTURE PRO FORMA	FACTURE

Le préfixe se règle dans les paramètres de facturation, comme ceux des devis et des factures.

Créer la pro forma

Ouvrez Ventes → Pro formas et cliquez sur Nouveau pro forma.
Remplissez le formulaire comme pour un devis : client, objet, date, date de validité, lignes, remises et conditions.
Vérifiez le document avec Aperçu PDF : il porte le titre FACTURE PRO FORMA.
Cliquez sur Enregistrer brouillon, ou sur Envoyer au client pour l’envoyer aussitôt avec le PDF joint.

Envoyer plusieurs pro formas

Dans la liste, cochez les pro formas puis lancez l’envoi groupé. Vous choisissez entre un e-mail par pro forma, ou un seul e-mail par client qui regroupe toutes ses pro formas. Une pro forma déjà envoyée l’indique avec sa date d’envoi.

Le bouton Exporter de la liste produit un fichier Excel ou une archive de PDF ; le fichier arrive dans le centre des exportations.

Transformer la pro forma en facture

Le jour où la vente se fait (la banque a accordé le crédit, la marchandise part), ouvrez la pro forma, cliquez sur Accepter, puis sur Convertir en facture. La facture reprend les lignes ; vous complétez l’échéance et la validez. La procédure détaillée est celle de la conversion d’un devis.

La facture créée indique la pro forma dont elle provient.

Statuts d’une pro forma

Statut	Signification
En attente	Enregistrée, en attente de la décision du client
Accepté	La vente est confirmée, la conversion est possible
Refusé	Le client a renoncé
Expiré	La date de validité est dépassée
Facturé	Une facture a été créée depuis cette pro forma