Confirmation de solde : circulariser un client ou un fournisseur
La confirmation de solde, ou circularisation, consiste à demander à un client ou à un fournisseur de confirmer, par écrit, le solde de son compte dans vos livres à une date donnée. C’est une preuve externe : elle montre que la créance ou la dette existe et que son montant est juste. Les auditeurs la demandent à la clôture ; une direction financière s’en sert pour fiabiliser son bilan.
SynkriaOps produit la demande depuis la fiche du tiers, avec le solde exact de vos livres, les pièces encore ouvertes et un coupon-réponse.
Produire la demande
Section intitulée « Produire la demande »- Ouvrez la fiche du tiers (Ventes → Clients ou Achats → Fournisseurs, puis cliquez sur le tiers).
- Cliquez sur Imprimer la fiche, puis choisissez le modèle Confirmation de solde.
- Choisissez la date Arrêté au. Par défaut, c’est la fin du mois précédent ; une date future est refusée.
- Relisez l’Objet proposé et ajustez-le si besoin.
- Choisissez le Format et la Langue du document.
- Cliquez sur Télécharger.
Le texte proposé est le suivant :
Dans le cadre de la vérification de nos comptes, nous vous prions de bien vouloir nous confirmer le solde de votre compte dans nos livres au [date], en nous retournant le coupon ci-dessous daté et signé. En cas de désaccord, merci de nous indiquer le solde figurant dans vos livres et le détail des écarts.
Ce que contient le document
Section intitulée « Ce que contient le document »| Bloc | Contenu |
|---|---|
| En-tête | Votre société, le tiers, son numéro de compte, la date d’arrêté et la mention « Réponse à adresser à ». |
| Objet | Le texte de la demande, modifiable. |
| Solde dans nos livres | Le montant à la date d’arrêté et son sens : « Vous nous devez (débiteur) » ou « Nous vous devons (créditeur) ». |
| Pièces ouvertes | Les factures et avoirs non soldés à la date d’arrêté, qui composent le solde. |
| Ancienneté du solde | La balance âgée à la date d’arrêté. |
| Coupon-réponse | « Nous confirmons ce solde » ou « Nous ne confirmons pas ce solde. Notre solde est de… », avec une zone pour les écarts (pièces, dates, montants). |
| Signatures | Pour votre société (signature et cachet), et pour le tiers (« Mandaté pour engager la société »), avec lieu et date. |
La demande indique « Merci de répondre sous 15 jours ».
La version cabinet
Section intitulée « La version cabinet »Connecté par l’espace cabinet, l’expert-comptable produit la demande au nom du cabinet, pour le compte de l’entreprise : « Établi par [cabinet] pour le compte de [entreprise] ». L’objet devient « Dans le cadre de la vérification des comptes de [entreprise]… » et le bloc de signature porte le cachet du cabinet. La réponse peut ainsi revenir directement au cabinet.
Quels tiers circulariser
Section intitulée « Quels tiers circulariser »Circulariser tous les tiers est rarement utile. Une sélection raisonnée couvre l’essentiel :
- les soldes les plus importants, qui pèsent sur le bilan ;
- les soldes anciens, à plus de 90 jours dans la balance âgée ;
- les soldes de sens anormal : un client créditeur, un fournisseur débiteur ;
- les tiers à solde nul mais à forte activité, où une dette peut être oubliée ;
- les tiers en litige ou dont le délai de paiement s’allonge (voir la fiche du tiers).
La balance auxiliaire et la balance âgée vous donnent cette liste en quelques minutes.
Traiter les réponses
Section intitulée « Traiter les réponses »| Réponse | Que faire |
|---|---|
| Solde confirmé | Classez le coupon signé avec le dossier de clôture : c’est la preuve. |
| Écart expliqué (règlement en transit, facture non reçue par le tiers, avoir non comptabilisé) | Rapprochez les pièces. Si l’écart vient de vous, enregistrez la pièce manquante ; sinon, notez l’explication. |
| Écart non expliqué | Demandez le détail du compte au tiers et comparez-le au grand livre auxiliaire. |
| Pas de réponse | Relancez une fois, puis justifiez le solde autrement : règlements reçus après la clôture, bons de livraison, contrats. |