Suivre et traiter les relances

À la fin de cette page, vous saurez lire l’état de vos relances, décider de celles qui attendent une validation, relancer une facture à la main et mettre un client en pause. La mise en place (réglages, scénarios, modèles) est décrite dans Configurer les relances automatiques.

Pré-requis

Au moins un scénario actif pour les relances automatiques.
Le droit d’envoyer des relances pour Relancer maintenant, Approuver et envoyer et les actions groupées. Sans ce droit, ces boutons n’apparaissent pas.

Lire la vue d’ensemble

Ouvrez Ventes → Relances. L’onglet Vue d’ensemble affiche cinq indicateurs :

Indicateur	Ce qu’il compte	Clic
En retard	Factures échues non soldées et leur montant
À valider	Relances qui attendent votre décision	Ouvre À traiter, déjà filtré
Bloquées	Relances qui ne peuvent pas partir en l’état	Ouvre À traiter, déjà filtré
En échec	Envois refusés ou interrompus	Ouvre À traiter, déjà filtré
Envoyées sur 7 jours	Relances parties, avec le total sur 30 jours	Ouvre Historique

Sous les indicateurs, la liste Factures à relancer donne, pour chaque facture en retard, l’échéance, le retard, le Reste dû, l’étape atteinte, la dernière relance et la Situation : Suivie (un scénario s’en occupe), Aucun scénario ou Exclue. Filtrez par ancienneté : 1 à 15 j, 16 à 30 j, Plus de 30 j.

Traiter les relances en attente

L’onglet À traiter regroupe les relances qui ne sont pas encore parties, triées par statut : À valider, Bloquées, En échec, Planifiées, En cours.

Cliquez une ligne pour ouvrir le détail. L’onglet Message montre l’e-mail prêt à partir, avec ses destinataires ; l’onglet Journal retrace chaque événement (planifiée, reportée, bloquée, approuvée, tentative d’envoi…).
Décidez selon le statut :
- À valider : Approuver et envoyer, ou Ignorer ;
- Bloquée ou En échec : corrigez la cause affichée dans Raison (adresse e-mail, modèle…), puis Réessayer maintenant ; ou Ignorer ;
- Planifiée : Ignorer si elle ne doit pas partir.
Pour Ignorer, saisissez un Motif si vous le souhaitez, puis Confirmer. Une relance ignorée ne partira jamais.

Pour traiter plusieurs relances d’un coup, cochez-les puis choisissez dans Actions sur la sélection : Approuver et envoyer, Réessayer ou Ignorer. L’action porte sur 100 relances au plus ; la fenêtre de confirmation indique combien seront traitées et combien seront laissées de côté.

Consulter l’historique

L’onglet Historique liste toutes les relances, envoyées ou non. Filtres disponibles :

Statut : Envoyées, Ignorées, Annulées, En échec, Bloquées, Pas encore parties ;
Période : 7 jours, 30 jours, Exercice ou Dates… ;
Origine : Automatique, Manuelle, API (agent ou logiciel connecté) ou Ancien moteur.

Dans le détail d’une relance envoyée, l’onglet Message envoyé montre l’e-mail tel qu’il est parti : le message est figé au moment de l’envoi, il ne change plus si vous modifiez le modèle ensuite.

Relancer une facture à la main

Deux points d’entrée :

dans Ventes → Factures clients, le menu de la ligne propose Relancer sur une facture validée et en retard ;
dans le panneau d’une facture validée, l’onglet Relances propose Relancer maintenant.

La fenêtre Relancer affiche le message exact qui partira, avec les données de la facture.
Gardez Modèle adapté à la situation ou choisissez un autre modèle. Par défaut, SynkriaOps propose le rappel avant échéance si la facture n’est pas encore échue, le modèle de solde restant si elle est partiellement payée, puis le premier rappel, le second et enfin la relance ferme selon le nombre de relances déjà envoyées.
Cochez ou décochez Joindre la facture en PDF.
Vérifiez les destinataires (À, Copie) : par défaut, l’e-mail de la fiche client, à défaut celui de son contact principal.
Cliquez Envoyer la relance, puis Confirmer l’envoi.

Une relance manuelle reste possible avant l’échéance ou au-delà de la limite par client : SynkriaOps l’affiche alors en avertissement sans l’empêcher. Elle compte dans la limite du client pour les envois suivants.

L’onglet Relances du panneau de facture montre aussi le scénario appliqué et la raison de ce choix, l’état de chaque étape pour cette facture (Envoyée le…, Prévue le…, Bloquée : …, À venir : …) et les Autres relances envoyées hors scénario.

Suspendre ou exclure un client ou une facture

Cliquez Suspendre ou exclure depuis l’onglet Relances d’une facture, ou depuis la fiche du client (onglet Situation, section Relances).

Choix	Effet	Date de fin
Suspendre jusqu’à une date	Plus de relance automatique jusqu’à la date ; la relance manuelle reste possible avec un avertissement	Obligatoire, dans le futur
Exclure des relances automatiques	Plus de relance automatique ; la relance manuelle est aussi refusée tant que l’exclusion court	Facultative

Choisissez un Motif (Promesse de paiement, Échéancier accordé, Litige commercial, Erreur de facturation, Client stratégique, Dossier juridique, Gestion manuelle, Autre motif), ajoutez des Précisions si besoin, puis Enregistrer.

Les mesures en cours apparaissent sous Suspensions et exclusions. Cliquez Lever pour reprendre les relances : le moteur repart de l’étape due à ce moment.

Pourquoi une relance ne part pas

La raison est affichée dans la colonne Raison et dans le détail de la relance.

Raison affichée	Ce qu’il faut faire
« Aucune adresse e-mail pour ce client »	Renseigner l’e-mail sur la fiche client ou son contact principal, puis Réessayer maintenant
« Adresse e-mail invalide » / « Adresse désinscrite ou rejetée par le service d’envoi »	Corriger l’adresse sur la fiche client
« Une information indispensable au message manque »	Compléter la facture (échéance…) ou corriger le modèle
« Le modèle contient une variable inconnue »	Remplacer la variable par une variable de la liste
« Facture en litige » / « Un avoir reste à imputer sur cette facture »	Régler le litige ou imputer l’avoir ; le moteur reprend seul ensuite
« Limite de relances pour ce client atteinte : envoi reporté »	Rien : la relance partira au prochain créneau autorisé
« Quota d’e-mails de l’abonnement atteint : nouvel essai le lendemain »	Rien : la relance est retentée au créneau d’envoi du lendemain
« Service d’envoi indisponible »	Rien : un nouvel essai est fait selon les réglages d’incidents d’envoi
« Étape dépassée : une étape plus récente était due »	Rien : seule l’étape la plus avancée est envoyée
« Facture payée » / « Plus rien n’est dû »	Rien : la facture est réglée, la relance n’a plus lieu d’être

Messages de refus à l’envoi manuel

Message	Cause
« Cette facture est déjà payée »	Plus rien n’est dû
« Aucun email trouvé pour le tiers … »	Ni la fiche client ni le contact principal n’ont d’e-mail
« Relance impossible pour cette facture : … »	Exclusion, litige, client archivé, avoir à imputer…
« Une relance manuelle est déjà en cours pour cette facture (envoi ou approbation) »	Une relance de cette facture part ou attend une approbation

Relancer depuis le téléphone

L’application mobile permet de relancer une facture depuis l’écran Activité ou le détail d’une facture. Voir Factures et relance depuis le mobile.